Um gestor centralizador, ou seja, que não sabe delegar tarefas, pode acabar sobrecarregado e desestabilizar o fluxo de trabalho da empresa. Ao tentar fazer mais que suas tarefas essenciais, pegando atividades que poderiam ser delegadas, muito provavelmente o gestor deixará passar erros que seriam facilmente percebidos caso estivesse mais focado.
Entretanto, quando a empresa começa a crescer, muitas vezes é difícil perceber que chegou o momento de passar a distribuir funções. Para isso, é importante entender que você não é a única pessoa capacitada da empresa a fazer determinada atividade. A partir daí é possível delegar tarefas eficientemente.
Para ajudar com essa empreitada, preparamos uma lista com 5 dicas que você não pode perder. Boa leitura!
1. Organize os projetos
O primeiro passo para aprender a delegar tarefas é saber exatamente tudo o que deve ser feito e de que forma. Afinal, se você quer que seus colaboradores efetuem a tarefa de maneira satisfatória, é importante já ter todas as etapas estabelecidas.
Além disso, ao organizar os projetos é possível classificar as tarefas de acordo com urgência, importância, capacidades requeridas, entre outros. Essas informações serão importantes tanto para saber como distribuir as atividades quanto para ter maior controle sobre o que exigir dos colaboradores.
2. Conheça bem a equipe
Tão importante quanto saber o que deve ser feito é conhecer bem a sua equipe. Assim, você poderá escolher quem ficará responsável por cada atividade. Saber a melhor pessoa dentro da empresa para realizar determinada função faz com que a produtividade e a eficiência aumentem. Como um técnico de futebol, a função do gestor é conhecer as qualidades de cada membro da equipe.
Mas isso não se limita apenas às qualidades. É preciso também entender as limitações e as possibilidades de aprimoramento. Enquanto a dificuldade de trabalhar sobre pressão de certos colaboradores pode fazer com que eles não sejam ideais para trabalhar em tarefas urgentes, por exemplo, é possível fazer alguém que tenha dificuldade com determinado processo superar essa limitação.
3. Faça uma distribuição coerente
Tendo em mão todas as informações das etapas anteriores, é importante distribuir as tarefas de maneira coerente. Deixar de centralizar tudo no gestor e passar a sobrecarrega a outro funcionário terá os mesmos efeitos negativos, além de desmotivar os colaboradores — que podem se sentir injustiçados.
4. Dê liberdade à equipe
Ao delegar tarefas, é importante comunicar de maneira clara e direta os prazos e objetivos para o seu colaborador, assim como garantir que ele tenha todos os recursos necessários para completá-las. A partir desse ponto, é preciso dar liberdade para que ele cumpra a tarefa.
Ficar em cima do funcionário não vai diminuir a quantidade de trabalho do gestor. Isso não significa deixar de acompanhar o progresso. É preciso encontrar um equilíbrio entre o controle dos resultados e a liberdade da execução.
5. Adote a ferramenta certa
Uma forma de acompanhar as tarefas delegadas de maneira mais simples é por meio de uma ferramenta de gestão. Ela permite acompanhar o andamento de todas as tarefas da empresa de maneira descomplicada e eficiente, além de automatizar processos e agilizar a comunicação interna.
Por fim, é importante entender que delegar tarefas não é a mesma coisa que ordenar. Ao delegar uma tarefa, você está dividindo a responsabilidade com o seu colaborador, se comprometendo a acompanhar o seu progresso para garantir o sucesso. Ordenar é se eximir da responsabilidade, o que não é ideal em nenhum negócio.
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