A auditoria de sistema de gestão costuma ser mal vista pelos colaboradores de uma organização, mas é de extrema importância para o desenvolvimento de todos. Ela determina o desempenho da empresa baseado em resultados e requisitos normativos, identifica os pontos que estão em conformidade e os que precisam de melhorias.
Existem as auditorias internas, ou seja, realizadas pela própria empresa, e as externas, feitas geralmente para obter certificação ou acreditação. A auditoria de sistema de gestão pode estar voltada para diferentes áreas, como sistema de gestão da qualidade, de processos, de tecnologia da informação etc. Entretanto, as etapas de implantação nas Pequenas e Médias Empresas (PMEs) são basicamente as mesmas.
Pensando nisso, fizemos este post para explicar o processo de auditoria de sistema de gestão. Acompanhe!
Preparação
A etapa de preparação é o momento de conhecer o sistema de gestão da empresa, analisar detalhadamente seu funcionamento, a metodologia adotada e as documentações. A equipe precisa estar bem preparada para essa etapa, pois é essencial constatar as potências e as deficiências dos sistemas.
Planejamento
O planejamento define as ações que deverão ser tomadas e orienta a execução da auditoria de sistema de gestão. Nele deve constar todas as atividades que deverão ser realizadas com seu tempo de execução, bem como escopo, processos, setores, produtos ou serviços que serão auditados. Aqui é importante identificar a documentação, determinar as pessoas que serão envolvidas no processo e as suas responsabilidades.
Desenvolvimento de objetivos
O desenvolvimento dos objetivos deve estar de acordo com o planejamento. É hora de coletar e registrar informações, observar e acompanhar os processos de todos os departamentos, para verificar se o setor em questão está desenvolvendo suas atividades conforme a legislação vigente.
Avaliação
As avaliações são feitas pela equipe de auditores a fim de verificar se os resultados obtidos estão de acordo com o esperado. A equipe se reúne para analisar os dados coletados e rever as áreas com deficiência para determinar possíveis soluções. Elas dão origem ao parecer de auditoria de sistema de gestão.
Relatórios
Os relatórios são elaborados para apresentar a realidade da empresa, os processos que estão satisfatórios e os que precisam de melhorias na área auditada. Trata-se de um parecer que descrimina as análises de todos os pontos observados e determina as recomendações para corrigir as inconformidades. Dessa forma, é possível levantar dados reais da organização, direcionar e encontrar soluções para os problemas.
Como visto, realizar uma auditoria de sistema de gestão não é tarefa fácil, mas pode trazer inúmeros benefícios para a organização. A partir dela, é possível identificar as potências e as deficiências da empresa, otimizar os processos, implantar soluções mais eficientes em todos os setores. Tudo isso afeta a rentabilidade da organização, pois amplia a produtividade e a eficiência da equipe, reduz os custos e aumenta os lucros.
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