Quando se fala em sistema de gestão da qualidade é imprescindível ter uma boa gestão de documentos. Isso porque possibilita o controle de busca, uso e acesso dos arquivos, além de manter todos eles devidamente organizados, registrados, atualizados e protegidos.
Dessa forma, há inúmeros benefícios para a organização. Afinal, acessar as informações importantes de forma fácil e rápida simplifica as atividades e afeta diretamente o fluxo de trabalho.
Todo esse processo está diretamente ligado às diretrizes da ISO 9001, uma das principais certificações de qualidade. Tanto para obter o selo quanto para mantê-lo é fundamental ter o controle de todas as documentações. Assim, a empresa consegue centralizar os dados e acessá-los facilmente sempre que necessário, contribuindo para o atendimento das demais exigências.
Quer saber outros benefícios que uma boa gestão de documentos pode trazer para a sua empresa? Acompanhe a leitura!
Auxilia na tomada de decisão
Um sistema de gestão da qualidade, por mais básico que seja, dispõe diariamente de uma grande quantidade de documentos que registram todos os passos da empresa. Gerir esses arquivos de forma eficiente e organizada permite uma administração mais direta e exata, com tomadas de decisões assertivas e seguras, baseadas em dados.
Isso porque o fluxo de informação melhora, se mantém atualizado e de fácil acesso, tornando possível estar por dentro de tudo o que acontece na empresa em tempo real. Desse modo, um software para gestão de documentos é uma ótima opção para empresas que buscam facilidade e eficiência nesse processo.
Possibilita melhorias contínuas
Com as informações disponíveis de forma simples e ágil é possível identificar com mais facilidade eventuais falhas, maus resultados e áreas específicas que precisam ser melhoradas. Além disso, toda documentação, se bem feita e organizada, consegue direcionar os ramos de uma instituição para as melhores soluções.
Tudo isso gera otimização de tempo, aumento da produtividade e aperfeiçoamento constante em todos os setores da empresa.
Assim, um software com a finalidade de administrar documentos pode ser um ótimo aliado, visto que automatiza os processos e fornece dados de maneira segura e rápida.
Facilita a obtenção da certificação de qualidade
Com toda a estrutura de organização de documentações, a empresa fica um passo à frente de conseguir qualquer certificação de qualidade. As principais delas, como as certificações ISO e as acreditações ONA, DICQ e PALC, exigem um controle rigoroso dos documentos para que todas as informações necessárias estejam acessíveis de forma rápida e organizada.
Nesse caso, obter um software de gestão da qualidade não auxilia apenas no controle de documentos, como também em outras técnicas associadas à mesma estratégia. Desse modo, obter um certificado ISO, ONA, DICQ ou PALC se torna muito mais simples.
Dispor de uma boa gestão de documentos impacta positivamente uma organização de várias formas, pois otimiza o tempo de todos os procedimentos, possibilita melhorias, identificação de falhas e soluções em tempo hábil. Com isso, a organização consegue reduzir custos, aumentar a produtividade e se destacar no mercado competitivo.
O Acredita-se oferece diversas soluções que facilitam esse processo de organização de arquivos, e também na agilidade para a obtenção de certificações.
Conseguiu entende a importância de um sistema de gestão da qualidade? Então esteja a um passo à frente! Conheça nossas soluções em gestão de documentos e prepare sua empresa para obter qualquer selo de qualidade. Entre em contato conosco!
