Embora, por vezes, seja visto de maneira negativa, o relatório de não conformidade pode ser algo extremamente positivo para uma empresa. Afinal, por meio desse documento é possível detectar os problemas internos e promover ações de melhoria, prevenindo, inclusive, transtornos durante uma fiscalização.
Continue a leitura para entender melhor o que é esse relatório, quem é o responsável por ele e como produzi-lo!
O que é um relatório de não conformidade?
O relatório de não conformidade é a documentação do não atendimento de um requisito importante para as normas de qualidade, que podem ser tanto externas (como um ISO) como internas (processos e políticas da empresa).
Esse relatório traz informações como o que foi afetado, qual erro aconteceu e quando essa ocorrência foi descoberta. Apenas com essas informações é possível registrar os problemas e estruturar planos de ação para que eles sejam corrigidos.
Quem deve ser responsável por esse relatório?
Geralmente, as equipes têm profissionais responsáveis por esses tipos de avaliação e registro, incumbidos de tratar da qualidade dos processos. No entanto, é importante trazer a importância dessa análise como um aspecto da cultura organizacional, incentivando os demais colaboradores para que forneçam sugestões e possam participar ativamente da melhoria dos processos.
Como fazer o relatório?
É possível encontrar modelos de relatórios de não conformidade na internet, em que basta preencher os dados. Porém, mais do que seguir um modelo pronto, é necessário que esse documento traga informações importantes para a condução do processo. Confira quais são elas na sequência.
Identificação
O primeiro passo é a percepção do problema, seja durante o trabalho de inspeção, seja durante a observação do processo produtivo. Algumas empresas estabelecem KPIs para ajudar nesse monitoramento ou contam com a ajuda dos membros da equipe para sinalizar qualquer falha.
Descrição
Na hora de produzir o relatório, é preciso trazer com detalhes todos os problemas detectados. Esse documento deve conter:
- origem do problema;
- reincidência ou não dos fatores que causaram a falha;
- indicação do que não foi cumprido ou da não conformidade;
- descrição dos acontecimentos com detalhes;
- processos que foram impactados pelo problema;
- ação de correção.
Ação corretiva
Nem sempre uma não conformidade requer uma ação corretiva. No entanto, se houver esse direcionamento, é importante indicá-lo no relatório para que a ocorrência tenha o tratamento devido e seja solucionada.
Sem a ação adequada, o problema entra num ciclo de repetição e o relatório se torna uma atividade sem resultados.
Quais ferramentas podem ser usadas como apoio nesse processo?
A adoção de um software de gestão de documentos para o registro e monitoramento de conformidades é importante para ajudar na produção, no armazenamento e no acompanhamento de relatórios.
Por meio dessa gestão, é possível acompanhar o tratamento dos relatórios e manter a empresa pronta para possíveis fiscalizações, conseguindo os certificados de qualidade com muito mais rapidez.
Tornar a produção do relatório de não conformidade uma rotina é essencial para que as organizações consigam melhorar seus processos internos e diminuir a incidência de erros, mantendo um alto padrão de qualidade e se tornando referência no seu setor de atuação.
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