Uma empresa precisa lidar com um grande número de dados diariamente, independentemente do segmento e do porte dela. Nesse contexto, o controle de documentos é muito importante, pois otimiza o tempo para encontrar os elementos necessários, além de aumentar a segurança da informação, tornar os processos mais organizados e reduzir os custos operacionais.
Pensando nisso, fizemos este post para que você saiba como fazer o controle de documentos no seu negócio. Boa leitura!
Garanta a disponibilidade, a integridade e a confidencialidade
Esses são considerados os três pilares para a segurança da informação e, por isso, são indispensáveis na gestão de documentos. O primeiro deles refere-se ao fato de que os documentos precisam estar disponíveis para acesso quando e onde forem necessários.
O segundo diz respeito à garantia de que os documentos mantenham-se íntegros e não sejam alterados indevidamente. Já o terceiro pilar refere-se a proteção das informações, em que o acesso deve ser permitido e limitado.
Digitalize os documentos
Para maior segurança e proteção dos documentos, é viável sempre digitalizá-los, mesmo que a empresa arquive uma cópia física. As cópias digitais são mais fáceis para tramitações, armazenamento e acesso. Além disso, são uma segurança a mais quando a prática de backup faz parte do dia a dia da empresa.
Outra forma de manter essas cópias digitais seguras e acessíveis é por meio do armazenamento em nuvem, que facilita não só o uso e a obtenção, mas também o compartilhamento.
Considere a temporalidade
Nem todos os documentos precisam ser arquivados para sempre. Por isso, considerar a temporalidade na hora da organização pode ajudar muito a identificar os que podem ser descartados periodicamente.
Essa é uma prática essencial para garantir espaço e permitir que os documentos realmente necessários sejam de fácil acesso. Assim, o armazenamento não torna-se ineficaz, com muitos papéis sem validade e poucos pontos livres.
Organize adequadamente
A organização é fundamental para o controle de documentos. Muitas vezes, além de arquivos digitais, a cópia física é indispensável para alguns setores da empresa. Por isso, definir um espaço para reservá-los com segurança é o primeiro passo, de modo que não fiquem expostos a clientes e fornecedores, por exemplo.
Isso também se aplica aos documentos digitais, já que o acesso não deve ser livre para qualquer pessoa, e os dispositivos devem ser confiáveis para o armazenamento seguro.
Faça backups regularmente
É indispensável fazer backups dos arquivos de tempos em tempos, pois trata-se de uma cópia de segurança que pode garantir a proteção dos dados. Por isso, implemente a prática de atualizar regularmente os documentos de toda a empresa, além de mantê-los em locais exclusivos e seguros, como em nuvem, pendrive e computador, para facilitar o acesso.
Como visto, o controle de documentos é fundamental para a segurança da informação de qualquer negócio, independentemente do fluxo de dados que é gerado diariamente. Aplicar essas dicas pode facilitar e muito esse controle, que pode ser ainda mais otimizado com a implementação de um software.
O Acredite.se oferece diversas soluções que podem auxiliar você nesse processo, além de potencializar os resultados e simplificar a gestão de documentos.
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