Você não encontra informações quando precisa delas? Está cansado de fazer tudo manualmente? De fato, a gestão de documentos é o calcanhar de Aquiles da administração moderna.
Muitos gestores cujas empresas tiveram um crescimento rápido não planejaram a evolução dos seus controles internos, como a gestão documental. Se esse é o seu caso, não se preocupe: neste artigo, você encontrará a fórmula para superar esse desafio. Confira!
O que é a gestão de documentos?
A gestão documental é um conjunto de procedimentos voltados a gerar eficiência nas operações que envolvem ou dependem de documentos.
A fim de facilitar seu manuseio e a localização de informações, poupando tempo e preservando os dados, é criado um fluxo de ações adequado, um local de armazenagem seguro e uma política de descarte.
Qual o papel da tecnologia para isso?
Nos últimos tempos, a tecnologia da informação facilitou a administração documental. Softwares de gestão eletrônica de dados e servidores para armazenamento em nuvem são exemplos disso.
Desse modo, um software de gestão de qualidade diminui o volume de papéis e as atividades que precisam ser feitas manualmente, aumentando a segurança e tornando os processos mais ágeis.
Quais os objetivos da gestão de documentos?
Com uma gestão de documentos adequada, o aproveitamento de dados da empresa é otimizado, de forma a mitigar inúmeros problemas, como questões jurídicas e contábeis e também auxiliar em um processo de certificação.
Tal documentação apresenta todo o registro das atividades, sendo uma importante fonte de informações sobre os processos da empresa. No entanto, a melhor maneira de entender seus objetivos é conhecer suas vantagens, listadas a seguir.
Padronização dos processos de produção, arquivamento e consulta
Ao produzir um documento, sua finalidade está relacionada à definição de informações relevantes para o processo administrativo da empresa. Em outras palavras, tal registro existe para garantir sua posterior consulta e seu conhecimento por outros, diminuindo dúvidas.
Com um padrão de documento, arquivamento e consulta, torna-se possível garantir o rápido acesso ao que é relevante, evitando especulações e contestações.
Facilitação da localização dos documentos e informações
Diminuir o tempo que colaboradores perdem buscando dados ou procurando papéis é fundamental. Assim, tenha uma definição clara de modelos de documento a serem utilizados, bem como o local onde eles devem ficar armazenados.
Otimização do uso da informação
Se uma informação está mais acessível, ela pode ser utilizada melhor. Por isso, foque em gerar relatórios que podem trazer à luz oportunidades ou problemas, em tempo de aproveitá-las ou evitá-los.
Adoção da gestão da qualidade
Quando uma empresa cria seu sistema de gestão de qualidade, deve padronizar documentos e estruturar um fluxo de processos que compreenda todas as atividades que compõem os procedimentos internos. Nesse sentido, a aplicação de uma metodologia permite administrar melhor os registros gerados.
Como implementar a gestão de documentos?
A implementação da gestão documental tem inúmeras vantagens quando se é usado um software de gestão da qualidade.
Do mesmo modo, contar com a expertise de uma empresa especializada diminui os desafios no caminho, tornando mais rápida e coerente a implantação.
Independentemente disso, esse processo deve ser composto necessariamente pelas seguintes etapas:
- compilação e indexação – organize os arquivos de forma padrão e defina como será realizada a busca por eles;
- condições de acesso – determine políticas de acesso, para garantir que documentos confidenciais não fiquem expostos;
- armazenamento e manutenção – planeje o fluxo de processos, incluindo a digitalização e os backups. Além disso, decida o tipo de arquivamento e garanta as condições ambientais e de segurança;
- retenção e inutilização – defina prazos e métodos para guardar e eliminar os documentos.
Quais benefícios ela traz para a empresa?
Ter uma metodologia de gestão de documentos gera muitas vantagens para a administração da empresa. Em última instância, isso leva à melhoria da competitividade da organização no mercado.
Para alcançar tais resultados, contar com especialistas no processo de implementação é muito útil, uma vez que eles saberão como evitar e resolver transtornos, deixando apenas os benefícios, que são:
- desburocratizar e simplificar os procedimentos internos, gerando agilidade na busca de documentos e informações;
- melhorar os resultados, aumentando a produtividade;
- economizar em espaço físico destinado ao armazenamento de documentos;
- reduzir custos operacionais, pois gera agilidade de processos;
- aumentar a segurança da informação, uma vez que se evita vazamentos ou perda de documentos.
Dado o grande valor das informações para o mundo dos negócios, implementar metodologias para a administração documental nas empresas, hoje em dia, é uma necessidade.
Mesmo em pequenos negócios, onde tudo parece fácil de controlar, manter manualmente o domínio de um volume crescente de dados e papéis demandará, cada vez mais, tempo.
Tendo claros seus objetivos, uma solução de gestão de documentos somente tem a favorecer a empresa. Mesmo que haja relutância em relação à mudança, com a orientação certa, você atingirá os diversos benefícios desse processo.
Quer implementar uma solução de gestão documental? Entre em contato conosco! Teremos prazer em guiá-lo nesse processo, para que sua empresa cresça cada dia mais.
