Com a transformação digital e o uso cada vez maior de sistemas na nuvem, a auditoria remota tem se destacado como forma de checar se os processos corporativos estão sendo realizados da maneira adequada. Ela garante que o negócio tenha os meios para manter sua equipe alinhada sem que os auditores tenham que estar presencialmente em vários locais.
Durante os períodos de isolamento provocados pela pandemia de Covid-19, as operações remotas tornaram-se ainda mais necessárias. Com a chegada do fim da pandemia, elas se manterão como uma ótima alternativa para quem busca formas de eliminar gastos e se manter competitivo.
Neste post, você saberá mais sobre como é realizado esse método de auditoria. Boa leitura!
O que é auditoria remota?
A auditoria pode ser definida como o ato de verificar se procedimentos e atividades da empresa estão sendo desempenhados de acordo com o planejamento e dentro das normas.
Na auditoria remota, essa conferência é feita a distância, apoiada por dispositivos móveis ou computadores, além de uma boa conexão de internet. Mesmo realizada sem a presença física, os funcionários envolvidos devem estar disponíveis para realizar as atividades envolvidas no processo.
O primeiro passo é checar se a empresa possui toda a tecnologia necessária para viabilizar o processo, com um pleno funcionamento dos sistemas e comunicação eficiente.
Todos os documentos consultados durante a auditoria devem estar disponíveis em versão digital. Algumas atividades serão realizadas por áudio e vídeo, como entrevistas com colaboradores, por exemplo.
Também é importante pensar na segurança dos dados e em um plano de contingência para ser aplicado caso ocorram interrupções por problemas técnicos.
Quais os benefícios dessa prática?
A auditoria remota traz vários benefícios para as empresas que conseguem fazer esse tipo de investimento. Afinal de contas, ela dá flexibilidade para o processo e facilita a sua execução em cenários desafiadores. Veja os benefícios a seguir!
Diminuição de despesas
O negócio não precisará mais contar com a equipe de auditores onde a auditoria será realizada. Isso elimina gastos com transporte, hotel, alimentação, entre outros.
A redução de gastos também será possível com o apoio da tecnologia. Mais informações serão digitalizadas, minimizando gastos com impressão.
Otimização de tempo
Em processos de auditoria, às vezes pode ser difícil seguir prazos. Nessas horas, ter formas de otimizar tempo por meio do aumento de produtividade e corte de erros é fundamental.
Com a auditoria remota o negócio pode melhorar a sua habilidade de sempre verificar as informações dentro dos prazos necessários. Afinal de contas, os times terão mais recursos para evitar erros, como a automação. Além disso, a centralização de dados evitará conflitos de informações e outros fatores que afetam negativamente os prazos existentes.
Possibilidade de auditorias simultâneas
Para grandes negócios, a possibilidade de ter um time de auditoria que atua em várias filiais simultaneamente é algo crítico, e pode ser atingido com o apoio da auditoria remota. Afinal de contas, todas as informações relevantes passarão a ser acessadas em um único lugar, otimizando a validação de rotinas e dados.
Qual a frequência ideal?
A periodicidade das auditorias é um pré-requisito básico para empresas que querem manter a conformidade ou que desejam conquistar um certificado de qualidade.
Vale a pena pensar em intervalos que proporcionem um conhecimento maior dos processos e a correção.
Basta pensar que uma empresa certificadora faz inspeções anuais nas corporações. Portanto, é importante se programar para que a auditoria interna seja feita antes, os problemas sejam corrigidos e uma nova conferência seja realizada antes da inspeção oficial.
Como quebrar a resistência dos funcionários mais tradicionais sobre o processo?
Muitos colaboradores ainda são contra a auditoria remota, por considerarem o modelo presencial mais efetivo. Entre as justificativas, estão o acesso às informações confidenciais, o receio em relação à segurança e a importância da conferência dos detalhes.
Porém, se pensarmos que o processo foi pensado em tempos em que ainda não contávamos com o suporte tecnológico da atualidade, fica fácil constatar que a auditoria remota nada mais é do que uma evolução.
Para driblar essa resistência, a melhor maneira é listar todos os “contras” que podem ser apresentados diante de uma auditoria a distância e buscar soluções para cada um deles, antecipadamente, como um protocolo de ação. Assim, qualquer problema que surgir pode ser resolvido e os funcionários ficarão mais tranquilos em relação ao processo.
Por que ter o apoio da tecnologia nesse processo?
A tecnologia é fundamental para qualquer empresa ganhar flexibilidade nas suas operações. No caso da auditoria remota, não é diferente. Boas soluções de TI reduzem riscos e melhoram a capacidade de os profissionais avaliarem se tudo está dentro dos padrões do negócio em qualquer ambiente.
Soluções de cloud computing voltadas para os processos de auditoria remota ajudam a empresa a centralizar o acesso a dados em um único lugar. Isso dará aos times a capacidade de sempre manter acessível a documentação a ser verificada. Ao mesmo tempo, reduz as chances de problemas acontecerem.
Ao mesmo tempo, ferramentas de controle de tarefas e validação de dados otimizam as verificações e dão mais confiabilidade aos resultados. Como consequência, o negócio terá uma auditoria mais robusta. Para quem precisa desse tipo de processo para atuar com segurança em seu setor, isso é um diferencial.
A auditoria é um processo fundamental para várias empresas. Ela garante que times possam trabalhar sob o mesmo padrão e reduz riscos operacionais. Isso facilita a conquista de novos clientes, a obtenção de certificações e dá a garantia de que o negócio estará em dia com normas técnicas internacionais.
Mesmo com o trabalho a distância, é possível manter um padrão de qualidade. Mais do que isso, há meios de definir processos e conferir as execuções, em busca de uma certificação que eleve a força da empresa diante da concorrência. Portanto, a auditoria remota deve ser vista como um investimento estratégico para negócios que buscam formas mais flexíveis de atingir seus resultados.
Se você precisa de ajuda para isso, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar! Contamos com conhecimento especializado para resolver a gestão e controle de documentos e vamos preparar a sua empresa para obter a certificação necessária!