Toda empresa precisa estruturar uma rotina de gestão de dados para conseguir executar seus processos com qualidade e em conformidade com a legislação atual. Nas atividades que envolvem a exclusão de arquivos, a tabela de temporalidade de documentos é uma das melhores ferramentas que as empresas podem utilizar. Ela permite aos negócios saber que informações devem ser mantidas por mais tempo e quando elas devem ser descartadas.
Se você quer saber mais sobre o tema e como utilizar a tabela de temporalidade de documentos, confira o post a seguir!
O que é a tabela de temporalidade de documentos?
A tabela de temporalidade de documentos (TTD) é uma ferramenta de gestão de documentos utilizada para definir o prazo de existência de um documento em guarda. Ou seja, ela ajuda negócios a verificar quando é possível descartar um arquivo e como esse registro deve ser eliminado. Em outras palavras, a TDD indica:
- os prazos que as empresas são obrigadas a manter documentos no seu arquivo corrente operacional;
- quando os arquivos devem ser transferidos para o arquivo intermediário do negócio;
- o momento em que os arquivos poderão ser descartados sem que o negócio tenha de pagar multas.
Como os documentos são classificados?
A gestão da tabela de temporalidade de documentos é definida de acordo com as normas do Conselho Nacional de Arquivos, o CONARQ. Essa instituição foi criada em 1994 e está vinculada ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça. De acordo com as normas, os documentos são classificados da seguinte maneira:
- os arquivos setoriais: estes documentos permanecem nas empresas;
- os arquivos intermediários: este tipo de informação é arquivada e fica sob responsabilidade de alguma entidade pública;
- os arquivos centrais: essas informações ficam guardadas nos arquivos da empresa, mas podem ser visualizadas a qualquer momento por auditorias, profissionais internos ou a fiscalização governamental.
Como a tabela de temporalidade de documentos é organizada?
A tabela de temporalidade de documentos é organizada de acordo com o perfil da empresa e os recursos tecnológicos existentes. Ela é composta por um conjunto de elementos que ajudam os times a guiarem suas rotinas de manuseio de arquivos. Confira, a seguir!
Ciclo de vida
O ciclo de vida define a fase do documento dentro dos arquivos do negócio. Ele divide os arquivos em três fases: a corrente, a intermediária e a permanente.
Frequência de uso
A frequência de uso ajuda o negócio a manter os arquivos acessíveis. Além disso, otimiza as rotinas de gestão e controle de acesso. As divisões são: alta, média e baixa.
Prazo de guarda e destinação final
Esses dois itens ajudam o negócio a sempre manter seus documentos nos lugares corretos. O prazo de guarda deve ser definido de acordo com a forma legal. Portanto, os times sempre devem acompanhar a legislação para se manter alinhados a ela.
Já a destinação final registra o local em que os arquivos são armazenados. Nesse caso, o negócio deve sempre se guiar por boas práticas de mercado (como o investimento em ferramentas de gerenciamento de arquivos e a digitalização de dados) e as normas do setor. Esse fator deve ser pensado ao lado do prazo de guarda para garantir a qualidade das rotinas.
Ter uma boa gestão de documentos é fundamental para evitar conflitos e problemas legais. Negócios devem estar atentos às regras do seu setor, reduzindo riscos e maximizando a qualidade dos seus processos. E quando há um bom gerenciamento de dados, os times podem verificar registros com agilidade e segurança.
A tabela de temporalidade de documentos é uma ferramenta fundamental nesse processo. Afinal de contas, ela garante aos times a capacidade de sempre acessar conteúdos no prazo adequado. Por isso, não deixe de investir nessa solução!
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