A sua empresa tem processos de segurança da informação integrados à gestão de documentos? O mercado atual está passando por grandes mudanças. Uma delas envolve o modo de como documentos digitais são gerenciados: integrando o cloud computing ao dia a dia dessas atividades, as empresas podem atingir melhores resultados e terem rotinas com alto nível de integridade.
Se você quer saber mais sobre o tema e como a nuvem pode ajudar nas políticas de segurança da informação durante a gestão de documentos, leia o texto a seguir!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é um processo voltado a garantir alto nível de integridade para os dados internos da empresa. Ele é dividido em várias etapas, que auxiliam os times a terem sempre os registros que precisam para executarem as suas operações. As principais envolvem:
- a gestão da segurança da informação dos dados;
- a análise da temporalidade dos documentos e o descarte adequado de dados que não precisam ser mais armazenados;
- a manutenção da integridade física e digital de todos os arquivos da empresa;
- a garantia da acessibilidade de todos os dados críticos para o negócio;
- a gestão dos riscos operacionais.
Por que essa política é importante?
Uma boa política de gestão documental é fundamental para o sucesso das operações de qualquer empresa. Afinal de contas, quando bem executada, ela dá aos times a garantia de acesso a todos os arquivos necessários sempre que eles forem utilizados. Desse modo, o negócio poderá manter a sua continuidade sempre.
Em outras palavras, gerir documentos de maneira adequada é algo que permite ao negócio ter um bom nível de produtividade no seu dia a dia. A empresa poderá executar operações com a certeza de que todos os dados estarão acessíveis quando for necessário. Com isso, riscos de perda de produtividades sempre serão pequenos.
Como a nuvem pode ajudar na gestão documental?
O cloud computing trouxe uma grande mudança no ambiente corporativo moderno. Com a nuvem, negócios podem executar rotinas com menor custo, mais escalabilidade e ampla integração. Além disso, ganham a mobilidade para atenderem as demandas de clientes e parceiros comerciais em qualquer lugar do documento.
Realizar a gestão documental na nuvem leva todos esses benefícios para essa política. Os controles de segurança da informação, por exemplo, serão aplicados de maneira uniforme com alguns cliques. Isso dará mais confiabilidade para as medidas de mitigação de riscos e garantirão que todos os profissionais estarão protegidos mesmo quando estiverem atuando em regimes de trabalho remoto.
A segurança da informação se tornou uma política crítica para as empresas modernas. Investir nesse tipo de medida dá ao negócio conformidade com os padrões do mercado e leis como a LGPD. Portanto, investir na segurança é algo que vai além de um cuidado com a sua competitividade, uma vez que problemas nessa área afetam, também, os lucros da marca e a sua credibilidade.
Na gestão de documentos, a nuvem tem um papel crítico para a segurança da informação, evitando riscos e ajudando os processos a serem mais abrangentes. Por isso, não deixe de investir nesse tipo de tecnologia para otimizar o processo de gerenciamento de arquivos do seu negócio. Assim, a sua marca poderá se destacar no mercado em que atua devido aos processos internos muito mais inteligentes.
Quer saber mais sobre como utilizar a nuvem para gerir documentos? Então fale conosco!