Realizar a gestão de documentos da empresa é uma atividade crucial para aumentar a produtividade, facilitar o acesso a informações relevantes e no processo de tomadas de decisões. Em um contexto de auditoria, a organização, acessibilidade e a segurança dos documentos garantem que as informações possam ser analisadas de maneira mais rápida e efetiva.
A ausência de uma gestão de documentos eficaz pode estender ainda mais o tempo e os custos associados ao trabalho de um auditor, além de aumentar as chances de resultados inconsistentes, dando brechas para que fraudes passem despercebidas no processo de auditoria.
Gestão Eletrônica de Documentos na Auditoria:
Com a evolução da tecnologia, surgiram ferramentas de gestão de documentos que facilitam o processo de auditoria. Uma delas é a Gerenciamento Eletrônico de Documentos, mais conhecido como GED.
Através desse sistema, é possível concentrar as informações essenciais em um único lugar e de maneira estratégica, possibilitando um acesso ainda mais rápido e seguro às documentações necessárias. Por meio da organização dos arquivos, ganha-se agilidade nas buscas por documentos necessários durante uma auditoria.
Gestão de Documentos e a Legislação
O Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) atua como um instrumento para auxiliar o gestor a encontrar e corrigir processos ineficientes na empresa. Além disso, é uma maneira de documentar a cultura da organização, permitindo que o negócio cresça mantendo a qualidade dos bens e serviços prestados.
Por se tratar de um sistema internacional criado pela ISO (International Organization for Standardization), que é uma organização fundada em 1946, sediada em Genebra na Suíça, a ISO 9001 é uma ferramenta que pode ser implementada por qualquer empresa, de todo e qualquer porte.
A ISO 9001, por exemplo, é um sistema de gestão que possui como objetivo, garantir a otimização dos processos, com mais agilidade no desenvolvimento de produtos, e a produção mais ágil a fim de satisfazer os clientes e alcançar o sucesso.
A norma ISO 9001/2015, em seus requisitos 7.5.3.1 e 7.5.3.2 sobre controle de informações, exige que:
– REQUISITO 7.5.3.1:
- a) ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária;
- b) ela esteja protegida suficiente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade);
– REQUISITO 7.5.3.2:
- a) distribuição, acesso, recuperação e uso;
- b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
- c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
- d) retenção e disposição.
Existem inúmeros benefícios com a implementação do sistema de gestão da qualidade em uma organização. O principal é o diferencial competitivo que uma empresa, que fez a implementação e obteve a certificação, passa a ter.
O Papel do Acredite.se na Gestão de Documentos
O Acredite.se é um software para gestão da qualidade que possui um módulo inteiramente dedicado a facilitar o gerenciamento e a centralização dos documentos de maneira eficaz e otimizada.
A ferramenta foi desenvolvida para atender aos principais requisitos de certificações e acreditações, neles incluídos a ISO 9001, por isso já vem com funcionalidades como versionamento automático, controle de arquivos obsoletos, rastreabilidade, sendo possível limitar o acesso a determinados arquivos e visualizar todas as interações em cada documento. Além disso, possui um fluxo automático de aprovações, onde além de economizar muito tempo, é possível pedir confirmação de leitura e solicitar assinatura eletrônica.
Outro ponto de destaque é a possibilidade de vincular uma mesma evidência ou documento a diversos requisitos, garantindo que o arquivo se mantenha sempre atualizado em todos os locais e reduzindo imensamente o tempo investido.
Além de eliminar papéis físicos e centralizar toda a informação na nuvem, o sistema permite inserir outros formatos de documentos, além do textual. É possível adicionar imagens e vídeos às instruções de trabalho, por exemplo, facilitando na compreensão do conteúdo.
Todas essas funcionalidades facilitam a gestão do conhecimento, aprimoram os resultados, aumentam a produtividade e economizam espaço físico e custos com impressões.
A Solução Ideal é o Acredite.se
O Acredite.se oferece importantes ferramentas e soluções, que facilitam a gestão da qualidade como um todo, com módulos específicos para a gestão de documentos, gestão de auditorias, entre outros, tornando os processos mais ágeis e organizados. Além disso, a ferramenta garante a segurança das informações, permitindo, assim, que as empresas atendam aos requisitos de certificações e acreditações de maneira eficiente.
Em suma, a gestão dos documentos é essencial no processo de auditoria, e o Acredite.se é uma ferramenta extremamente valiosa, que facilita este processo, auxiliando as empresas a atenderem aos requisitos de certificações e acreditações, como a ISO 9001
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