Gestão de documentos é o conjunto de ações realizadas pela empresa para construir processos que garantam o adequado uso e armazenamento de informações internas e de terceiros, ou seja, de clientes, fornecedores, órgãos ou outras empresas.
Entretanto, quando esses dados versam sobre relações que ultrapassam o sistema institucional, as políticas desenvolvidas devem ser ainda mais rígidas. Afinal, nesses casos, há responsabilidades contratuais e civis a serem garantidas pelo controle de documentos externos.
Tendo em vista a importância desse gerenciamento para a eficiência dos processos empresariais, elencamos alguns esclarecimentos sobre o controle de documentos externos. Confira!
O que são documentos externos?
Todos os dias, uma empresa emite e recebe uma grande quantidade de documentos externos, oriundos de fornecedores, clientes, órgãos de licenciamento e certificação, entre outros. Portanto, ao contrário do que a maioria pensa, documentos externos não são apenas leis, normas técnicas, normas de produtos ou resoluções. Logo, também podemos considerar:
- dados cadastrais, técnicos ou de propriedade intelectual;
- manuais de produtos e instalações de ferramentas (que podem ser enviados tanto por clientes quanto por fornecedores).
Por exemplo, uma empresa de prestação de serviços trabalha com especificações tanto de matéria-prima quanto dos produtos finais. Essas especificações também são consideradas documentos externos.
Então, documentos externos são aqueles cuja elaboração, revisão ou emissão são realizadas por outra instituição, ou seja, terceiros. Embora a origem dos arquivos seja de organização diversa, o conteúdo desses impacta diretamente a gestão, segurança ou responsabilidade social da empresa.
De acordo com a ISO 9001 — norma que institui ferramentas de padronização para a Gestão de Qualidade —, a organização deve assegurar que documentos externos sejam identificados e controlados em sua distribuição.
Vale lembrar que a consulta às práticas indicadas nesse documento normativo é essencial para que a empresa construa processos adequados para o gerenciamento de dados externos.
Qual a importância de gerir esses documentos?
A gestão dos documentos não produzidos pelo sistema operacional da empresa é fundamental para garantir que eles estejam atualizados. Vale lembrar que a utilização dessas informações externas também gera impactos diretos na prestação de serviço pela instituição e, portanto, na satisfação do cliente.
Por essa razão, é indispensável garantir que as ações promovidas pela organização não sejam pautadas em versões obsoletas. Essa medida vai garantir eficácia aos resultados e evitará a responsabilização, de qualquer natureza, do empreendimento.
Logo, fazer uma gestão eficaz de documentos de origem externa é indispensável para que a empresa atenda aos requisitos de satisfação de clientes e fornecedores, bem como para garantir a melhoria contínua dos sistemas de gestão da instituição.
Também é importante frisar que todas as informações importantes para uma empresa devem ser documentadas. O controle adequado desses arquivos permite que haja mais organização e economia de tempo, bem como evita perda de dados importantes e economiza espaço no empreendimento.
O que considerar no controle de documentos externos?
Como você viu, realizar um bom controle de dados tem relevância vital para uma empresa. Sendo assim, para fazer uma gestão eficaz de documentos externos, é extremamente importante levar em consideração dois pontos principais. A seguir, saiba quais são eles.
Responsabilidades
Os documentos relativos a órgãos de controle são fundamentais para uma empresa. Afinal, contêm normas sobre a operação dos processos de fabricação de produtos ou execução de serviços e sua entrega ao consumidor.
Isto é, têm suma importância porque o não atendimento a tais normas pode impactar negativamente os processos da empresa.
Por sua vez, os documentos relacionados a fornecedores e clientes são essenciais para o empreendimento porque garantem a sustentabilidade da empresa. Isso porque eles permitem ao negócio estar alinhado com o que foi proposto, bem como com os requisitos e a maneira de efetuar determinados processos.
Assim, é preciso assegurar que todos esses documentos sejam armazenados de maneira segura, de acordo com os níveis de confidencialidade que cada um exige, pois, como veremos adiante, o não cumprimento com a segurança dos dados acarreta responsabilidades civis e contratuais.
Controle de prazos
Outro ponto a ser considerado são os prazos relativos aos documentos externos. Do mesmo modo que os internos se tornam obsoletos, isso também ocorre com os vindos de terceiros. No próximo tópico, você entenderá como fazer o controle de prazos.
Como fazer o controle de prazos para gerir os arquivos?
Tendo em vista o impacto dos dados externos nos resultados da organização, a revisão e o controle desses documentos deve ser preocupação constante.
Nesse sentido, é indispensável estabelecer períodos de verificação para que a empresa entre em contato com os responsáveis pela emissão dos arquivos ou se informe sobre a atualização desses.
Além de estabelecer metas para a revisão das informações, entretanto, é importante mapear os processos da instituição e mencionar quais dados são utilizados em cada procedimento. Dessa forma, o gestor saberá exatamente de que forma o documento influencia nos resultados obtidos.
Quais são as responsabilidades assumidas pela empresa?
É possível encontrar uma série de responsabilidades atribuídas à empresa no que se refere à atualização e ao controle de documentos externos.
Registros relacionados aos órgãos que regulamentam segurança e saúde no trabalho, por exemplo, devem ser observados constantemente na realização de operações. Por essa razão, o controle de alterações é fundamental, uma vez que o não atendimento pode implicar atrasos nos processos, multas e até embargo da empresa.
Também recai sobre a empresa a responsabilidade de arquivar, em ambiente seguro e adequado, documentos que versam sobre fornecedores e clientes conforme o nível de confidencialidade do dado e a legislação que rege o direito do consumidor.
Como a tecnologia pode ajudar?
O uso cada vez mais constante da tecnologia não impactou apenas nosso dia a dia, como também o cotidiano das empresas. As soluções que surgem a todo instante otimizam os processos e minimizam a chance de falhas.
Nesse contexto, a digitalização de documentos é um processo cada vez mais utilizado pelos empreendimentos, pois torna os arquivos eletrônicos. Desse modo, é muito mais fácil armazená-los com segurança, implementar um controle de acesso e acessá-los com rapidez. Além disso, também permite a integridade dos arquivos.
Como sabemos, armazenar pilhas e mais pilhas de papel compromete a organização, agilidade no manuseio e a preservação dos documentos.
E o uso de um software específico para controle de documentos é a chave para fazer uma gestão com muito mais qualidade, visto que permite armazenar, acessar, classificar e atualizar os arquivos com poucos comandos na ferramenta.
O adequado controle de documentos externos é fundamental às empresas, tanto para a garantia da eficácia dos resultados quanto para o cumprimento das responsabilidades contratuais e civis. Nesse sentido, utilizar um software de gestão de documentos em nuvem pode ser um ótimo auxiliar. Por meio dele, o gestor garante a segurança e integridade dos dados, acesso aos arquivos de qualquer dispositivo móvel e backup automático das informações.
E então? Gostou das nossas dicas sobre o controle de arquivos? Para saber mais sobre gestão de documentos e esclarecer dúvidas sobre o tema, entre em contato com a equipe do Acredite.se!
