Gestão de documentos é o conjunto de ações realizadas pela empresa para construir processos que garantam o adequado uso e armazenamento de informações. Quando esses dados, entretanto, versam sobre relações que ultrapassam o sistema institucional, as políticas desenvolvidas devem ser ainda mais rígidas. Afinal, nesses casos, há responsabilidades contratuais e civis a serem garantidas pelo controle de documentos externos.

Tendo em vista a importância desse gerenciamento para a eficiência dos processos empresariais, elencamos alguns esclarecimentos sobre gestão de documentos externos. Confira!

O que são documentos externos?

Documentos externos são aqueles cuja elaboração, revisão ou emissão são realizadas por uma outra instituição. Embora a origem dos arquivos seja de organização diversa, o conteúdo desses impacta diretamente na gestão, segurança ou responsabilidade social da empresa. São exemplos de documentos externos:

  • leis;
  • normas técnicas;
  • normas de produtos;
  • resoluções.

De acordo com a ISO 9001 — norma que institui ferramentas de padronização para a Gestão de Qualidade —, a organização deve assegurar que documentos externos sejam identificados e controlados em sua distribuição.

Vale lembrar que a consulta às práticas indicadas nesse documento normativo é fundamental para que a empresa construa processos adequados para o gerenciamento de dados externos.

Qual a importância de gerir esses documentos?

A gestão dos documentos não produzidos pelo sistema operacional da empresa é fundamental para garantir que eles estejam atualizados. Vale lembrar que a utilização dessas informações externas também gera impactos diretos na prestação de serviço pela instituição e, portanto, na satisfação do cliente.

Por essa razão, é indispensável garantir que as ações promovidas pela organização não sejam pautadas em versões obsoletas. Essa medida vai garantir eficácia aos resultados e evitará a responsabilização, de qualquer natureza, do empreendimento.

Como fazer o controle de prazos para gerir os arquivos?

Tendo em vista o impacto dos dados externos nos resultados da organização, a revisão e o controle desses documentos deve ser preocupação constante.

Nesse sentido, é indispensável estabelecer períodos de verificação para que a empresa entre em contato com os responsáveis pela emissão dos arquivos ou se informe sobre a atualização desses.

Além de estabelecer metas para a revisão das informações, entretanto, é importante mapear os processos da instituição e mencionar quais dados são utilizados em cada procedimento. Dessa forma, o gestor saberá exatamente de que forma o documento influencia nos resultados obtidos.

Quais são as responsabilidades assumidas pela empresa?

É possível encontrar uma série de responsabilidades atribuídas à empresa no que se refere à atualização e ao controle de documentos externos.

Registros relacionados aos órgãos que regulamentam segurança e saúde no trabalho, por exemplo, devem ser observados constantemente na realização de operações. Por essa razão, o controle de alterações é fundamental, uma vez que o seu não atendimento pode implicar atrasos nos processos, multas e até embargo da empresa.

Também recai sobre a empresa a responsabilidade de arquivar, em ambiente seguro e adequado, documentos que versam sobre fornecedores e clientes conforme o nível de confidencialidade do dado e a legislação que rege o direito do consumidor.

O adequado controle de documentos externos é fundamental às empresas, tanto para a garantia da eficácia dos resultados quanto para o cumprimento das responsabilidades contratuais e civis. Nesse sentido, utilizar um software de gestão de documentos em nuvem pode ser um ótimo auxiliar. Por meio dele, o gestor garante a segurança e integridade dos dados, acesso aos arquivos de qualquer dispositivo móvel e backup automático das informações.

E então? Gostou das nossas dicas? Para saber mais sobre gestão de documentos e esclarecer dúvidas sobre o tema, entre em contato com a nossa equipe!