As certificações de qualidade são ótimas formas de ganhar competitividade. Afinal de contas, elas atestam a capacidade do seu negócio em seguir padrões impostos pelo mercado, inclusive na área de gestão de documentos. A eficiência nesse departamento contribui para a obtenção de certificados nacionais e internacionais.
Além disso, essas políticas administrativas garantem aos clientes que os seus dados serão bem cuidados, oferecendo aos consumidores a confiança necessária para a disponibilização de seus documentos pessoais, o que amplia a credibilidade da marca.
Nos tópicos a seguir, mostraremos 4 dicas que sua organização pode adotar para melhorar a rotina e obter essas certificações. Confira a seguir e boa leitura!
1. Digitalize dados
A digitalização é um dos primeiros passos que a empresa pode utilizar para otimizar os seus processos. Ela promove mais controle, políticas de monitoramento e agilidade nos acessos, garantindo uma produtividade mais efetiva.
Digitalizar informações também facilita o compartilhamento e o uso dos registros, pois podem ser integrados a ferramentas de análise de dados, por exemplo. Isso garante mais habilidade para encontrar pontos que possam ampliar a competitividade a partir do BI e do Big Data — ferramentas para análise de informações.
2. Garanta a segurança do armazenamento
A segurança de dados é um dos pontos mais importantes quando falamos de gestão documental. A proteção é fundamental para suavizar a invasão de softwares maliciosos e evitar o acesso não autorizado aos arquivos importantes e sigilosos das organizações.
No caso de documentos que envolvam dados de terceiros, isso é uma obrigação legal. A LGPD e a GPDR regulam como as empresas coletam, armazenam e compartilham dados pessoais, o que acaba exigindo alguns padrões nesta área. Por isso, o cumprimento dessas leis facilita a obtenção de certificações de qualidade e a confiabilidade do consumidor.
3. Tenha um padrão de organização na gestão de documentos
A organização dos dados diminui erros nos acessos, nas modificações e nos compartilhamentos de registros. Ter regras claras sobre o modo como cada arquivo deve ser armazenado padroniza o processo. Desse modo, a equipe de trabalho mantém mais conformidade no dia a dia.
Por isso a formulação de uma norma deve atingir as especificidades dos setores. O ideal é seguir os padrões do mercado, pois as exigências para atestar a qualidade dos processos, geralmente, partem desses princípios.
4. Fique atento à temporalidade
Empresas com um histórico de atuação longo costumam manter documentos salvos em grande quantidade. Isso gera custos para o negócio e amplia a quantidade de registros que podem vazar. Para reduzir o risco associado a tais fatores, uma boa alternativa é sempre verificar as legislações de armazenamento documental.
Cada tipo de arquivo utilizado no ambiente corporativo tem uma norma sobre o tempo que pode ser guardado. Segui-las podem reduzir riscos e gastos. E ainda evidencia a preocupação da empresa em manter uma organização de acordo com as leis vigentes.
Essas dicas são importantes para uma boa rotina administrativa, elas garantem ao negócio mais competitividade, menos erros, aumentam a confiabilidade dos clientes e favorecem a facilidade em conseguir os devidos certificados.
Todos esses fatores contribuem para melhorias. Por isso não deixe de buscar um especialista que ofereça o apoio necessário e eficiente na busca de um sistema de gestão de documentos que alinhe as suas práticas com o que há de mais moderno em termos tecnológicos. Assim a sua empresa pode-se destacar diante da concorrência e garantir um alcance maior em seus objetivos.
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