Você está pensando em fazer uma reunião remota com os seus clientes? Mesmo com o retorno dos trabalhos presenciais, as atividades remotas prometem permanecer nas empresas e até mesmo nos negócios autônomos.
É importante considerar que as reuniões virtuais devem ter o mesmo valor de uma presencial. Por essa razão, é necessário que todas as providências sejam realizadas com muita cautela para que os objetivos sejam concretizados. Acompanhe para saber mais!
1. Verifique os equipamentos antes da reunião
Com os avanços das novas tecnologias existem inúmeros aplicativos próprios para fazerem reuniões remotas com um número elevado de pessoas. Essas ferramentas podem realizar encontros virtuais de alta qualidade. Conheça alguns programas que você pode utilizar:
- Google Hangouts;
- Microsoft Teams;
- Skype;
- Zoom Meetings.
Após escolher o mais adequado para o seu perfil de reunião, informe aos seus participantes qual recurso vai ser utilizado para se comunicarem. Para que seja evitado qualquer tipo de surpresa desagradável na hora de realizar a reunião, o ideal é testar o aplicativo antes. Esse passo é indispensável para descobrir alguma falha e ajustar alguns pontos fundamentais, como som, iluminação, plano e fundo de onde você irá transmitir a reunião e outros cuidados indispensáveis.
2. Prepare uma pauta
Fazer uma pauta bem estruturada ajuda a manter o foco no tema escolhido para compartilhar com os seus clientes. Anote tudo, de preferência de forma sistemática para que as informações sejam bem compreendidas.
Planeje a sua pauta com antecedência, isso evita tensão e esquecimento de algum ponto que realmente deve ser abordado. Observe se em alguns tópicos da reunião serão necessários para fazer demonstrações de relatórios, documentos ou produtos, e já deixe tudo bem próximo de você para não perder o foco.
3. Ouça com atenção os pontos dos clientes
Esse é um dos momentos mais importantes da reunião, o feedback dos clientes. Afinal, o propósito da reunião não é apenas falar sobre as questões e os anseios da empresa, mas também, fazer escuta ativa, ou seja, voltar a atenção totalmente para o que o cliente está colocando em questão, como dúvidas, pedidos, questionamentos, solicitações etc.
Para que as abordagens dos clientes não sejam desprezadas e esquecidas, é fundamental que você faça anotações rápidas, para analisar e metrificar os casos, com o propósito de encontrar o método mais correto, para responder de forma prática e clara ao que os seus clientes entenderam que deve ser melhorado.
Vale ressaltar ainda que, esse momento em que os clientes terão voz na reunião, é importante estar presente na pauta. Além disso, é necessário estipular um tempo para esse processo. Planejando assim, você não deixa de abordar nenhum tópico da sua fala e os seus clientes ficam satisfeitos em apresentar os seus pontos de vista.
Como vimos, fazer um bom planejamento antes da reunião remota é primordial para que todos os passos da conferência aconteçam de forma dinâmica e seja bastante produtiva. Ao colocar as ideias citadas em prática, a sua convenção virtual vai estimular a participação e interação dos seus clientes, e com isso, deixá-los engajados e mais satisfeitos com o seu negócio.
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