O relatório de auditoria da qualidade é um dos tópicos mais importantes no processo de acreditação e certificação. E apesar da sua importância, ainda é um assunto que gera muita dor de cabeça para muito gestor. Sabendo disso, o acredite.se está realizando uma série de artigos com tudo o que você precisa saber sobre auditoria e como podemos facilitar a sua gestão.
Nesse texto, iremos explicar o que é o relatório de auditoria e como montá-lo, guiando a sua gestão a se preparar e ter ainda mais sucesso para as próximas auditorias.
Saiba o que é o relatório de auditoria:
A auditoria é um processo que possui alguns tipos e especificações, que demandam auditores que realizem avaliações precisas dos serviços prestados. A auditoria verifica a adequação do sistema de qualidade aos padrões estabelecidos, que podem ser internos ou de organizações nacionais/internacionais (NBR, IAEA, BS, ANSI, ISO, DICQ, PALC, ONA, RDC etc.). A cada final de auditoria, é necessária a criação de um relatório.
A auditoria executada de forma correta conta com informações precisas sobre como a empresa pode melhorar o seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), assim, deve ser vista como uma ferramenta de monitoramento que pode garantir a estabilidade dos processos e proporcionar oportunidades de melhoria contínua da qualidade oferecida.
O relatório de auditoria é a forma que o auditor usa para pontuar, registrar e demonstrar os erros encontrados e, assim, a partir das evidências analisadas, são feitos diagnósticos e recomendações de ações preventivas ou corretivas para o processo da empresa. É redigido de forma imparcial e entregue para o gestor responsável de forma eletrônica ou física.
Dessa forma, nos relatórios, devem conter as seguintes informações:
• Nome do responsável pela auditoria e gestor da empresa auditada;
• Objetivo da auditoria;
• Unidade, setor ou atividade auditada;
• Pessoal contactado durante todas as fases de auditoria e nome do representante da auditada;
• Identificação da documentação de referência utilizada;
• Atividades desenvolvidas;
• Ocorrências e não conformidades detectadas;
• Oportunidades de melhoria e ações corretivas propostas;
• Registro de documentos e checklist anexos;
• Observações e sugestões;
• Data e local da auditoria, assinatura dos auditores ou do auditor-líder.
Esse é o modelo padrão para o desenvolvimento do relatório de auditoria da qualidade, é a partir desses elementos que a empresa auditada pode conquistar a certificação ou acreditação desejada. Quer saber mais quais são os tipos de acreditações? Leia o nosso artigo!
Ainda sim, visto com bons olhos, o gestor responsável pode transformar essas informações em benefícios poderosos como: histórico de informação com não conformidades para encontrar planos de ação para cada tópico, além de acompanhar os processos, contribuindo para melhoria contínua da empresa.
Conheça a diferença entre os relatórios da auditoria interna e externa:
Além das informações anteriores, existe uma diferença entre as finalidades dos relatórios dos auditores da qualidade internos e externos, devido às diferenças de uma auditoria para a outra, são elas:
Relatório de Auditoria Interna:
– Produzido internamente pela equipe da empresa;
– Realizado por colaboradores com conhecimento dos processos auditados;
– Objetivo de introduzir uma política de melhoria contínua;
– Executado para controle interno e preparação para auditorias externas.
Relatório de Auditoria Externa:
– Elaborado por equipe externa contratada;
– Análise imparcial e independente de registros e documentos;
– Exigência para empresas que desejem obter alguma certificação ou acreditação;
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Saiba como desenvolver um relatório de auditoria da qualidade:
Além de conter as informações descritas anteriormente, um relatório deve ser bem preciso com as informações que serão entregues, isso quer dizer que precisa ser conciso em 3 elementos fundamentais:
• Clareza;
• Concisão;
• Correção.
Deve ser escrito em linguagem objetiva, simples e direta. A forma descrita é técnica e não deve ter frases muito longas ou fora da ordem direta. Da mesma forma, os parágrafos não devem ter muitas ideias reunidas, isso deixa as informações confusas e fora de ordem.
Portanto, atente-se:
• Gramática: erros de pontuação, ortografia e acentuação;
• Coerência: falta de lógica e conexão entre uma informação e outra;
• Formato: modelo e estrutura de um relatório padrão.
O gestor responsável tem como prioridade promover a tratativa das não conformidades diagnosticadas pelo auditor-líder, afirmando em relatório tratamentos e acompanhamentos das disposições e ações corretivas. Afinal, grande parte do sucesso da auditoria está na implementação das ações corretivas.
Dessa maneira, a principal dica para a criação de soluções para não conformidades apontadas está em ter acesso aos detalhes como histórico, documentos auditados, setores e também o prazo para realização das ações corretivas. Tudo isso demanda organização e centralização das informações!
Por isso, ter um software que permite o gerenciamento das auditorias e gera o relatório da auditoria em um clique pode ser um divisor de águas na sua gestão.
Descomplique o relatório de auditoria com tecnologia!
Entre as principais dificuldades encontradas pelos gestores da qualidade após uma auditoria estão: conseguir organizar todos os comentários do auditor, criar planos de ação específicos para cada não conformidade, se comunicar e engajar os colaboradores de outros setores na tratativa das ações e acompanhar os processos.
A forma mais simples de resolver esses problemas é por meio da tecnologia. Com uma interface funcional e moderna, o acredite.se foi desenvolvido para descomplicar os processos da Qualidade, com módulos integrados que permitem, além da centralização de todas as evidências, informações e comentários do auditor, a criação de planos de ação a partir de cada não conformidade, com atribuição de responsáveis e prazos, e a emissão de relatórios automáticos, otimizando a gestão de auditorias.
Com o Acredite.se, o relatório de auditoria não será mais uma dor de cabeça, mas, sim, uma forma viável e segura de aperfeiçoar o SGQ da sua empresa!
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