A assinatura eletrônica é uma das ferramentas mais úteis e importantes para implementar na rotina administrativa das empresas. Neste artigo, iremos explicar sua importância, tanto nos processos internos, quanto na relevância que o negócio pode conquistar com uma simples implementação.
O papel do acredite.se é demonstrar que a transformação digital é composta por práticas que visam revolucionar como são analisadas e executadas as tarefas dentro de laboratórios e empresas. Além da assinatura eletrônica que, assim como documentos digitais, é uma forma simples que possui esse potencial.
Conheça as funcionalidades da assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é uma tecnologia que visa substituir a assinatura manuscrita ou de uma assinatura digitalizada/escaneada, conferindo mais segurança e confiabilidade.
Se antes o ideal era obter mais fidedignidade com assinaturas feitas de próprio punho, atualmente, a necessidade do mercado é outra. Ou seja, todo o ciclo de impressão, recolhimento da assinatura e digitalização do documento pode parecer um processo simples, mas a quantidade e intensidade das informações e documentações feitas pode resultar em:
Assim, laboratórios que insistem em modelos antigos como:
• Erros na documentação como rasuras, afetando a legitimidade;
• Desperdício de tempo para colher assinaturas;
• Gastos adicionais;
• Atraso e perda de agilidade dos processos.
Além disso, desde 2020, há o regulamento pela Lei n. 14.063, a Lei da Assinatura Digital, com o objetivo de dar credibilidade e segurança aos documentos digitais.
Os documentos assinados possuem selos eletrônicos, que validam o acordo e identificam se realmente foi assinado e lido por todas as partes. Com a lei, foram separados três modelos de assinaturas:
• Simples: assinatura digital com recursos básicos e armazenamento de dados.
• Avançado: autenticado por inúmeros meios como: tokens, Pix, biometria facial, certificado digital, entre outros.
• Qualificado: autenticação por certificados digitais como e-CPF e-CNPJ.
Os três modelos foram pensados para promover graus de autenticidade e também de níveis de implantações e confiabilidade dos documentos digitais.
O que é uma boa notícia, afinal, existe um modelo desde o simples ao mais complexo que sua empresa pode começar a implementar imediatamente! Isso garante: integridade, vínculo e autenticidade nos documentos.
Para saber mais sobre como funcionam as assinaturas digitais de contratos, leia aqui.
O que a Gestão da Qualidade ganha com a assinatura digital?
Com a implementação das assinaturas digitais, os processos internos podem ser mais rápidos e efetivos, permitindo que um documento, como um contrato, ata de reunião ou até lista de treinamento, seja assinado de qualquer lugar do mundo, em poucos cliques.
Além disso, são seguros e garantem a legitimidade das assinaturas, permitindo rastreabilidade e assegurando que o documento não sofreu quaisquer alterações, facilitando o processo de auditoria.
Sem falar da redução dos custos com papeis, tintas e impressoras, envio por correio, além da facilidade de manter a gestão de documentos ainda mais organizada e acessível por meio da nuvem.
Hoje existem diversos softwares de assinatura digital, inclusive da própria plataforma Gov.br que é gratuita, facilitando a vida dos gestores.
Quer saber como evitar erros na gestão de documentos? Leia aqui
E se falarmos que o acredite.se possui assinatura digital integrada?
O acredite.se é um software completo para gestão da qualidade, com um módulo dedicado ao gerenciamento otimizado de documentos e assinatura eletrônica integrada (via DocuSign). Atende às mais rigorosas exigências de certificações e acreditações, como a ISO 9001.
Assim, a transformação digital com o acredite.se é uma oportunidade de centralizar e dinamizar todos os processos internos da empresa.
Conheça algumas funcionaliades do acredite.se:
• Versionamento automático e controle de alterações;
• Criação de documentos dinâmicos, com textos, fotos e vídeos;
• Controle de acesso e visualização de interações;
• Fluxo de aprovações automatizado com confirmação de leitura e assinatura eletrônica integrada.
Dessa forma, implementar a assinatura eletrônica dos documentos fica ainda mais facilitada, com a certeza de que há um controle preciso e vinculado à nuvem, mantendo os arquivos acessíveis e seguros onde e quando quiser.
A transformação digital é um processo necessário e com o acredite.se, você tem um parceiro estratégico para o sucesso na era digital.
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