Os relatórios gerenciais são uma poderosa ferramenta para uma gestão eficiente, pois reúnem informações relevantes de forma clara, precisa e objetiva. Assim, é possível otimizar o tempo dos gestores, simplificar a análise dos dados, identificar as ações necessárias para melhorias de forma mais rápida e tomar decisões acertadas.
No entanto, para ser realmente eficiente para a organização, os relatórios gerenciais precisam ser elaborados de forma criteriosa, com dados bem embasados, objetivos claros e informações que sejam de fato relevantes.
Pensando nisso, fizemos este post para que você saiba como produzir relatórios gerenciais completos e eficientes. Acompanhe e boa leitura!
Defina o público-alvo
A primeira coisa a se considerar na elaboração de relatórios gerenciais é quem terá acesso às informações, ou seja, qual o público-alvo. Isso determinará a linguagem mais adequada, bem como a visão dos dados, se trata de um cenário macro, que abrange toda a organização, ou micro, de um departamento específico.
Assim, é possível direcionar o conteúdo, seja para gerentes, diretores, supervisores ou área técnica, tornando-o mais completo e preciso. O importante é analisar cada público, atender as suas demandas e particularidades, a fim de atingir o melhor resultado possível.
Entenda o objetivo do relatório
Entender qual o objetivo do relatório também é essencial para que ele seja eficiente e cumpra com as reais necessidades da organização. Dessa forma, é possível demonstrar dados que são de fato relevantes para tomada de decisão, impactando diretamente o desempenho e os resultados obtidos pela empresa.
De maneira geral, os relatórios gerenciais têm foco nas áreas de orçamento, finanças e de controle, mas auxiliam muito em outras situações, como novas contratações, desligamento de colaboradores, troca e manutenção de equipamentos, produtividade, dentre outras.
Saiba quais informações deve conter
O conteúdo dos relatórios gerenciais é o que mais interessa, pois ele vai relatar o que é relevante para a organização, a depender do público-alvo e do objetivo do documento. Por isso, é fundamental identificar e expor os dados que podem ser utilizados para atender as necessidades da empresa, como prazos, entregas, metas, qualidade etc.
É preciso atentar-se para que o conteúdo seja claro, objetivo e de fácil compreensão. Relatórios extensos e com excesso de informação podem tornar-se confusos, o que dificulta a identificação de problemas e soluções. Assim, o documento foge do propósito principal, que é dar embasamento para tomadas de decisões rápidas e eficientes.
Defina o formato
O formato dos relatórios gerenciais também é um fator muito importante, pois deve ser prático e bem fundamentado. Para isso, os relatórios precisam ser bem estruturados, por páginas numeradas, índices, tópicos e capítulos, sempre que possível.
Gráficos, tabelas e planilhas também são muito úteis para análise de dados e evitam grandes textos explicativos. O importante é que o formato facilite a compreensão das informações, definindo a melhor forma de apresentação de acordo com o objetivo de cada documento.
Como visto, os relatórios gerenciais permitem uma gestão com qualidade aliada a um bom planejamento estratégico. Para isso, é importante utilizar ferramentas de apoio para que a sua produção seja completa e eficaz. A Acredite-se tem diversas soluções que podem te ajudar muito nessa questão!
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