A tecnologia tem ajudado empresas de diferentes portes a melhorar a qualidade dos serviços e a performance dos colaboradores. Ela trouxe muitas vantagens ao ambiente corporativo — e uma delas, sem dúvidas, é a automatização de processos.
Essa prática melhora não só as tarefas relacionadas ao atendimento ao público e aprimoramento do relacionamento com clientes, mas também beneficia a satisfação da sua equipe e permite o desenvolvimento de uma gestão eficiente.
Se você quer conhecer mais sobre o assunto e entender os motivos que comprovam a assertividade desse investimento, continue conosco até o final deste artigo. Boa leitura!
O que significa automatização de processos?
Os avanços tecnológicos trouxeram melhorias que beneficiam diversas áreas de uma corporação. Hoje em dia, uma empresa pode trabalhar com dados de uma maneira eficiente e tomar decisões mais efetivas com base neles. A automatização de processos consiste na possibilidade de gerar uma integração entre homens e máquinas.
O intuito é que eles trabalhem com foco em uma visão inteligente na resolução das suas tarefas, conforme propagado na Indústria 4.0. Esse ato de integrar permite que sistemas de controle estejam conectados, na intenção de reduzir certos trabalhos manuais que antes demandavam muito tempo do profissional responsável.
Atualmente, atividades como vendas, marketing ou de TI, podem ser programadas e personalizadas de acordo com as informações contidas no seu software.
Como essa prática funciona?
A automatização de processos não veio para trocar humanos por máquinas. O intuito da sua implementação no ambiente de trabalho é o de trazer melhorias contínuas que colaborem na construção do diferencial competitivo da marca, na agilidade dos atendimentos ao público e na propagação de soluções adequadas.
Tudo isso deve ser vinculado com a expertise e as competências que cada membro da equipe apresenta para elevar a qualidade da prestação de serviços. Por meio de um software, o profissional pode mapear, identificar erros no fluxo e fazer uma delegação de tarefas mais eficaz.
Não podemos nos esquecer de outra vantagem: melhorar a produtividade de sua equipe e colaborar no desenvolvimento de um bom clima organizacional. Isso ajuda na redução da alta rotatividade de funcionários e promove a inovação.
Quais são os principais motivos para investir na automatização de processos?
Inteligência artificial, Big Data e outras tendências são ferramentas da atualidade obrigatórias aos que desejam obter destaque no segmento do qual fazem parte e queiram construir uma forte presença digital.
Elas agregam ainda mais valor ao seu investimento em automatização de processos, pois trata-se de uma implantação a longo prazo que revolucionará a forma como você sua equipe trabalha. A seguir, conheça outros motivos que trazem convicção para essa tomada de decisão.
Otimização de tempo
Atendimentos mais ágeis aos clientes facilitam o processo de conversão e ofertam uma melhor experiência ao seu público. Com a automatização de processos, os atendentes trabalham com dados que permitem a personalização do contato e uma rapidez na troca de mensagens.
Redução de erros
Com essa estratégia, você poderá mapear o fluxo das atividades com foco na melhoria da performance das entregas. Isso eliminará certos erros, gaps e demais retrabalhos. Afinal, processos e atividades de rotina serão realizados por ferramentas tecnológicas específicas.
Padronização dos processos
Essa condição tecnológica vai além de favorecer o desenvolvimento das suas atividades, pois melhora o seu controle de qualidade e faz com que seu empreendimento esteja alinhado às diretrizes da norma ISO 9001, por exemplo. Isso porque ter um processo operacional padronizado é a maneira de garantir melhorias a fim de otimizar o desempenho do negócio.
Economia
A automatização favorece a diminuição de custos e recursos de várias maneiras:
- redução no consumo de recursos para a realização de atividades manuais e repetitivas;
- otimização do tempo gasto para cumprir tarefas internas, enxugando a necessidade de contratar muitos funcionários;
- alocação de colaboradores em funções estratégicas, que agregam valor para o negócio;
- eliminação de erros que poderiam causar prejuízos operacionais e financeiros.
Garantia de compliance
A conformidade com documentos essenciais é indispensável para que sua empresa evite problemas burocráticos e jurídicos. A maioria das documentações já é digital, mas isso não reduziu o número de gestões financeiras essenciais, como pagamentos a fornecedores, remuneração de funcionários, exigências do fisco, entre outras obrigações.
Não estar de acordo com as regulamentações pode ser muito prejudicial, pois o seu negócio corre o risco de perder o direito de funcionar. Migrar essas responsabilidades de rotina para um sistema de gestão automatizado mantém o seu empreendimento alinhado, principalmente na hora de gerar relatórios para auditorias.
Análise de resultados
Ao mensurar resultados é possível atuar com mais previsibilidade, garantindo que sua equipe projete demandas futuras, expectativas e até mesmo preveja problemas. Com a automação de processos a sua empresa consegue captar, armazenar e gerenciar todos os registros e movimentos realizados em qualquer ação.
Satisfação do consumidor
Processos automatizados impactam na satisfação do cliente em relação à sua marca. Isso pode ser detectado de duas formas distintas:
- direta — processos relacionados ao público consumidor, como o andamento de um pedido de compra ou prestação de serviço por meio de uma solução digital;
- indireta — são todas as outras atividades que elevam a eficiência interna do negócio e liberam mais tempo para ser dedicado à satisfação da clientela.
Isso deixa claro que a automação consegue deixar os clientes mais satisfeitos. Com informações reais sobre os itens em estoque, você evita vendas de produtos que estão em falta, o que poderia gerar descontentamentos.
Diferencial competitivo
Com tantas vantagens de automatizar, as companhias que insistem em executar processos antiquados e manuais são facilmente esquecidas em um mercado de grande concorrência. Já as que se preocupam com investimentos em inovação operacional, apresentam maior probabilidade de criar diferenciais competitivos difíceis de serem superados pelas marcas rivais.
Integração das informações
A integração de dados e registros internos é uma maneira inteligente de assumir controle total sobre os processos organizacionais. Exemplo disso, é quando você fecha uma venda e emite a nota fiscal eletrônica. As informações geradas nessa transação são automaticamente encaminhadas para o controle de pagamento e gestão de estoque, em tempo real. Essa é uma forma bastante prática e precisa de aprimorar a performance da companhia.
Escalabilidade
A automação também é essencial para potencializar seu negócio, garantindo escalabilidade. Por exemplo, se há excesso de atividades repetitivas, por que não direcioná-las para procedimentos mais analíticos e deixar que o software de gestão realizem tais tarefas? Isso diminui o tempo de operação, gera economia e garante que os esforços operacionais sejam devidamente direcionados na estrutura empresarial.
Custos reduzidos e maior eficiência trazem oportunidades de crescimento. Se sua estratégia empresarial for escalável, por meio da automatização é possível agilizar o processo de expansão, garantindo as inovações necessários para atingir esse objetivo.
Conforme mostramos neste artigo, a automatização de processos é eficiente e proporciona diversas vantagens. Dessa forma, se você quer garantir mais escalabilidade e competitividade para a sua empresa, comece o seu mapeamento e invista em tecnologia para promover as melhorias desejadas. Para isso, conte com o software Acredite.se, que oferece tecnologia de ponta para melhorar a gestão de documentos, emissão de relatórios e automação de atividades de rotina. Além disso, ele funciona com um sistema em nuvem que permite ser acessado em qualquer hora e lugar para você gerenciar suas demandas com praticidade, segurança e sem barreiras.
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