O 5W2H é uma metodologia abrangente e simples, podendo ser usada em parceria com as 7 ferramentas da Gestão da Qualidade, principalmente na etapa de planejamento. Neste artigo, iremos abordar como aplicá-la em seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e aprimorar ainda mais a comunicação interna da sua equipe, pensando em melhoria contínua e também em novos projetos.

Conheça a ferramenta 5W2H:

As ferramentas da Gestão da Qualidade contribuem para aprimorar os processos e padronização do seu laboratório. O 5W2H é uma metodologia/ferramenta que consiste em realizar perguntas essenciais que, ao serem respondidas, contribuem no planejamento e execução das atividades. 

A história da ferramenta tem origem no Japão, na década de 1950, após os especialistas Taiichi Ohno e Eiji Toyoda terem contato com o método fordista e suas aplicações no mercado automobilístico ocidental. Assim, a ferramenta foi criada para se tornar uma espécie de checklist administrativo, com objetivo de evitar desperdícios, focando em seus objetivos essenciais.

O uso dessa ferramenta contribui para otimizar a:

•  Produtividade: empenhando maior consciência das tarefas e etapas para conclusão do projeto.
•  Qualidade dos produtos/serviços: melhora a efetividade das funções dos colaboradores e comunicação entre os setores.
•  Mais efetividade nas entregas: a ferramenta contribui na melhor execução e cumprimento dos prazos.

A ferramenta consiste em realizar 7 perguntas que irão orientar todos os setores em relação aos planejamentos e etapas de execução do projeto. As perguntas específicas clareiam o que precisa ser feito para o desenvolvimento até a conclusão efetiva do projeto, e suas resoluções variam desde as tarefas rotineiras até a execução de tarefas complexas, contribuindo muito para a formação de estratégias de negócios.

As perguntas são:

5W

1.  WHAT? (O que será feito?) A pergunta essencial que define o início do projeto, o objetivo é responder diretamente o que é o projeto e o que será feito.
2.  WHY: (Por que será feito?) Ao responder, justifique a importância e necessidade do seu projeto/proposta.
3.  WHERE: (Onde será feito?) Essa pergunta é destinada não apenas onde acontecerá o projeto/proposta, mas também onde será efetuada a mudança ou acontecimento. Por exemplo, setor de uma empresa.
4.  WHEN: (Quando será feito?) O tempo de execução do projeto/proposta, elaboração do cronograma e prazos.
5.  WHO: (Por quem será feito?) Momento para a decisão de quem serão as pessoas envolvidas para a realização do projeto.

2H

1.  HOW: (Como será feito?) Parte destinada a descrever as estratégias que serão utilizadas para a condução do projeto, definindo, assim, a forma de execução.
2.  HOW MUCH: (Quanto custará?) Definição dos valores e orçamentos que serão investidos para a realização do projeto.

Há também o 5W3H, que possui uma nova pergunta: How many? (Quantos?), atribuída para casos específicos como, por exemplo, a quantidade de equipamentos necessários que precisam ser comprados ou substituídos.

Quais são as vantagens em utilizar o 5W2H:

O 5W2H é provavelmente uma das ferramentas mais versáteis e aplicáveis para a gestão da qualidade, isso acontece pela sua simplicidade em poucas perguntas direcionar o que o projeto precisa para ser executado. A sua utilidade tem vantagens únicas para o seu negócio, como:

•  Melhor acompanhamento das etapas e ações – capacidade de rastreamento;
•  Planos de ação mais eficazes, resultando em entregas pontuais e conformes com os requisitos;
•  Todos os envolvidos têm clareza em relação às suas responsabilidades e motivos para realizá-las – aprimoramento na comunicação;
•  Aprimoramento dos procedimentos – redução de retrabalho, desperdício e despesas;
•  Fornecimento de dados e informações cruciais para embasar decisões;
•  Implementação sem a necessidade de investimentos significativos;
•  Aumento da eficiência;
•  Vantagem competitiva gerada pela melhoria contínua e evolução constante.

O uso da ferramenta possui também benefícios importantes como: setores e times mais focados das etapas do processo, contribui no planejamento da empresa, além ajudar na priorização e delegação dos projetos. 

Para a gestão, funciona como uma orientação para atribuição de níveis ou etapas, contribuindo assim para a melhoria contínua da empresa!

Como aplicar a ferramenta?

O seu uso é simples comparado às demais ferramentas de gestão da qualidade, porém, a facilidade é, com certeza, seu ponto forte. A sua aplicação pode ser feita com inúmeros objetivos, por isso, o uso conjunto, por exemplo, com o Diagrama de Ishikawa, contribui primeiro para a identificação dos problemas, assim, a ferramenta 5W2H sendo usada para a parte prática do que precisa ser executado.

Vamos para um exemplo prático: seu laboratório identificou que um dos problemas com prazos está vinculado à gestão de documentos, em que o processo está mecanizado, obrigando os colaboradores a consultarem os documentos físicos, o que gera um atraso recorrente. A solução encontrada é automatizar e digitalizar a documentação, realizando acompanhamento virtual de cada processo.

Após identificar esse problema, a aplicação do 5W2H é realizada a fim de criar um checklist administrativo com etapas, responsáveis e prazos para o seu sucesso.

5W2H exemplo:

•  What? Automatizar a gestão de documentos
•  Why? Evitar atrasos dos processos documentais, melhorando a qualidade nas entregas do laboratório.
•  Where? A mudança ocorrerá em todo o setor de gestão de documentos, digitalizando os arquivos através de software especializado.
•  When? O prazo para a mudança é de 3 meses.
•  Who? O gestor e sua equipe.
•  How? Será contratado um software especializado e todos os colaboradores terão acesso, assim como preparo para a sua utilização.
•  How Much? O valor do investimento será de R$ X.XXX,XX.

Assim, destacamos 3 atividades perfeitas para aplicar a ferramenta:

•  Criação de plano de ação: Facilita a elaboração de planos de ação, identificando o quê, por quê, onde, quando, quem e como agir para resolver problemas ou atingir metas, principalmente na correção de não conformidades.
•  Definição de processos e projetos: Serve como guia para identificar e orientar as atividades em processos ou projetos, auxiliando em como realizar cada atividade.
•  Elaboração de planejamento estratégico: Ajuda na formulação de ações estratégicas para o aumento da competitividade e alcance de metas organizacionais, concentrando-se nos objetivos e estratégias da organização.

Conheça como o 5W2H pode ficar ainda mais eficiente com o uso da tecnologia:

A Gestão da Qualidade é um processo contínuo e que exige dados e uma sistematização constante dos procedimentos e execução de cada laboratório. Unir as ferramentas da Qualidade com a tecnologia é um passo importante para a digitalização do seu negócio.

Assim, investir em ferramentas que auxiliam na Gestão da Qualidade é priorizar a maneira em que os dados são interpretados, melhorando o tempo hábil de respostas efetivas e resolução de problemas. 

Unir a tecnologia com o 5W2H está relacionado à forma como a sua empresa lida com projetos contínuos ou novos, assim como uma melhoria na comunicação interna visando uma melhoria do SGQ, assim como prazos e metas. 

Investir em ferramentas, como o Acredite.se, é a oportunidade de sua empresa possuir uma integração de projetos mais rápida e efetiva, uma melhor distribuição e monitoração de atividades, e maiores projeções de planos de ação, além de contar com a digitalização de todos os processos!

Com o Acredite.se, sua empresa conta com uma interface inteligente, totalmente intuitiva que irá somar com a gestão e estratégias da sua empresa, aprimorando e melhorando continuamente todos os processos e metas, assim como aumentar a assertividade nas decisões da empresa.

Impulsione sua Gestão da Qualidade com o Acredite.se. Clique aqui e veja como deixar sua gestão eficaz com a ajuda da tecnologia.