Ao falar sobre auditoria, é muito comum identificarmos olhares preocupados e motivos de muita dor de cabeça para empresas que necessitam de uma certificação.
Porém, neste artigo, vamos apresentar uma maneira simplificada de como a auditoria da qualidade pode ser uma análise extremamente útil para a sua gestão e melhoria dos serviços prestados.
Quais são os principais objetivos de uma auditoria de qualidade?
A auditoria de qualidade é um processo formal de verificação e análise por profissionais qualificados, com a finalidade de avaliar a conformidade de um sistema, processo ou produto com requisitos e especificações preestabelecidos, bem como averiguar a melhoria contínua dos processos, através de uma visão imparcial e sistemática de todo o desempenho da organização em relação à qualidade.
É através das auditorias que é comprovada:
• A promoção da transparência da empresa;
• Responsabilidade e a confiabilidade das atividades da organização;
• A melhoria da satisfação do cliente e a eficácia operacional;
• O cumprimento de requisitos essenciais para obtenção de certificações e acreditações.
Leia também: Aprenda como oferecer o treinamento de colaboradores para a auditoria!
Tipos de auditoria da qualidade
Auditoria interna
A auditoria interna é realizada por membros da própria empresa, que são designados para avaliar determinado setor ou processo. Esse tipo de auditoria é importantíssima, pois permite identificar possíveis pontos fracos e falhos que necessitam correção e corrigi-los antes de submeter à auditoria externa.
Geralmente, as principais falhas identificadas pelos auditores internos durante a auditoria são: falta de planejamento, desorganização e descentralização da gestão de documentos, falta de preparo e treinamento interno entre os setores.
Auditoria externa
A auditoria externa é bem semelhante à auditoria interna, tendo a função de avaliar se todos os requisitos e normas estão sendo cumpridos.
A principal diferença é que esta é realizada por um auditor externo, podendo este fazer parte de um órgão certificador ou acreditador ou de uma empresa especializada em auditorias.
As auditorias externas podem ter várias finalidades, mas as principais são:
a) qualificar ou requalificar um processo, produto ou sistema;
b) acompanhar e verificar se a empresa continua atendendo aos requisitos e se foram corrigidas não-conformidades e pendências levantadas durante a auditoria.
Esse tipo de auditoria é obrigatória para empresas que desejam obter alguma certificação ou acreditação, como DICQ, PALC, ONA, ISO, entre outras, pois dependem do certificado de conformidade emitido por um auditor especializado para atestar a qualidade de seus processos, assim como capacidade executiva, técnica diante de normas e legislações solicitadas.
3 principais erros encontrados durante uma auditoria
As auditorias visam analisar e descobrir problemas e não-conformidades para que possam ser revisadas e corrigidas, a fim de atender corretamente os requisitos e promover uma cultura de melhoria contínua dos processos. Desse modo, não se deve lidar com a auditoria da qualidade como algo ameaçador, mas sim como uma oportunidade de melhoria e aperfeiçoamento.
Assim, elaboramos uma lista com os principais erros cometidos durante uma auditoria, e o que leva a uma análise negativa sobre a organização.
1. Falta de controle dos processos
Durante a auditoria é importante que o auditado tenha as evidências e respostas na ponta da língua, ou consiga localizar rapidamente onde a resposta está.
Contudo, em empresas onde a gestão da qualidade é manual, com documentos e informações descentralizadas, é muito comum a falta de clareza dos processos e desorganização. Esse é um dos motivos que torna a auditoria tão temida e estressante.
Como resolver
Por meio de uma barra de progresso, no acredite.se você consegue visualizar rapidamente o avanço de uma norma, bem como o status de cada requisito e seus responsáveis.
Além disso, pelo software é possível vincular uma mesma evidência a vários requisitos diferentes e ainda adicionar diversos formatos de arquivo (texto, vídeo, imagem), facilitando a comprovação do cumprimento do requisito ao auditor.
2. Gestão de documentos ineficaz
Esse talvez seja o erro mais comum. Empresas que ainda possuem documentos em formato físico são as que mais sofrem na hora da auditoria, pois precisam gastar horas nas temidas salinhas de arquivo procurando e separando arquivos, correndo ainda o risco do extravio ou perda de algum documento.
Mas o erro mais frequente é ter documentos obsoletos ou em duplicidade, justamente pela falta de centralização dos arquivos. Isso pode provocar uma não conformidade, já que o que está registrado é diferente do que está sendo realizado.
Como resolver
Com o acredite.se todos os documentos são rastreáveis e ficam centralizados e organizados de forma segura na nuvem, podendo ser facilmente acessados e localizados de qualquer dispositivo.
Além disso, você tem total controle sobre cada documento, acompanhando todas as versões, arquivos obsoletos e cópias controladas, além de poder controlar o acesso a cada arquivo e acompanhar as leituras.
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3. Dificuldade em fazer a gestão das auditorias
Pode parecer um pouco redundante, mas o fato é que a auditoria não termina na auditoria. Após a análise de documentos e evidências, o auditor realiza apontamentos de não conformidades que precisam ser ajustadas em determinado prazo.
A grande dificuldade é conseguir organizar todos esses apontamentos para que nenhum seja esquecido e que seja corrigido a tempo e, ainda, conseguir visualizar o andamento disso de forma macro.
Como resolver
O acredite.se conta com um módulo exclusivo para Gestão de Auditorias que permite que a auditoria seja feita no próprio software, tanto de forma presencial, quanto remota. Com isso, todos os comentários do auditor ficam registrados e organizados e você não corre o risco de deixar nada para trás.
Além disso, você pode em um clique atribuir cada tarefa a um responsável e acompanhar o andamento da tratativa.
Outra funcionalidade importantíssima é a geração de relatórios automática, permitindo que o gestor visualize rapidamente tudo o que está acontecendo no processo de auditoria.
Aposte na tecnologia para descomplicar suas auditorias
O uso da tecnologia e automatização é fundamental para aumentar a produtividade e organização de qualquer empresa, em especial as que precisam passar por auditorias constantemente.
Se você deseja ter mais controle, segurança e organização, invista em uma ferramenta como o acredite.se.
Com uma interface amigável e intuitiva, o acredite.se é ideal para fazer a gestão de documentos, gestão de auditorias e toda a gestão da qualidade, podendo ser utilizado por qualquer tipo de empresa, como hospitais, laboratórios, clínicas, empresas administrativas, farmácias, indústrias e muito mais.
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