Com a transformação digital e o uso cada vez maior de sistemas na nuvem, a auditoria remota tem se destacado como forma de checar se os processos corporativos estão sendo realizados da maneira adequada.

Em tempos de isolamento provocados pela pandemia de Covid-19, as operações remotas tornaram-se ainda mais necessárias.

Neste post, você saberá mais sobre como é realizado esse método de auditoria. Boa leitura!

O que é auditoria remota?

A auditoria pode ser definida como o ato de verificar procedimentos e atividades da empresa, checando se eles estão sendo desempenhados de acordo com o planejamento e dentro das normas.

Na auditoria remota, essa conferência é feita a distância, apoiada por dispositivos móveis ou computadores, além de uma boa conexão de internet. Mesmo realizada sem a presença física, os funcionários envolvidos devem estar disponíveis para realizar as atividades envolvidas no processo.

Como deve ser feita?

O primeiro passo é checar se a empresa possui toda a tecnologia necessária para viabilizar o processo, com um pleno funcionamento dos sistemas e comunicação eficiente.

Todos os documentos consultados durante a auditoria devem estar disponíveis em versão digital. Algumas atividades serão realizadas por áudio e vídeo, como as entrevistas com colaboradores, por exemplo.

Também é importante pensar na segurança dos dados e em um plano de contingência para ser aplicado caso ocorram interrupções por problemas técnicos.

Qual a frequência ideal?

A periodicidade das auditorias é um pré-requisito básico para empresas que querem manter a conformidade ou que desejam conquistar um certificado de qualidade.

Vale a pena pensar em intervalos que proporcionem um conhecimento maior dos processos e a correção.

Basta pensar que uma empresa certificadora faz inspeções anuais nas corporações. Portanto, é importante se programar para que a auditoria interna seja feita antes, os problemas sejam corrigidos e uma nova conferência realizada antes da inspeção oficial.

Como quebrar a resistência dos funcionários mais tradicionais sobre o processo?

Muitos colaboradores ainda são contra a auditoria remota, por considerar que o modelo presencial seja mais efetivo. Entre as justificativas, estão o acesso às informações confidenciais, o receio em relação à segurança e a importância da conferência dos detalhes.

Porém, se pensarmos que o processo foi pensado em tempos em que ainda não contávamos com o suporte tecnológico que temos atualmente, fica fácil constatar que a auditoria remota nada mais é do que uma evolução.

Para driblar essa resistência, a melhor maneira é listar todos os “contras” que podem ser apresentados diante de uma auditoria a distância e buscar soluções para cada um deles, antecipadamente, como um protocolo de ação. Assim, qualquer problema que surgir pode ser resolvido e o funcionários ficarão mais tranquilos em relação ao processo.

Ficou mais claro tudo o que envolve a auditoria remota? Mesmo com o trabalho a distância, é possível manter um padrão de qualidade. Mais do que isso, há meios de definir processos e conferir as execuções, em busca de uma certificação que eleve a força da empresa diante da concorrência.

Se você precisa de ajuda para isso, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar! Contamos com conhecimento especializado para resolver a gestão e controle de documentos e vamos preparar a sua empresa para obter a certificação necessária!