No universo das farmácias, é fundamental estar em conformidade com as dezenas de legislações e normas federais. E como garantir o cumprimento de todos os requisitos e fazer a gestão disso no dia a dia?
Essa é uma dificuldade comum entre os profissionais que atuam na área da Gestão da Qualidade. Ao ampliar a vista e enxergar a farmácia como uma empresa, seguir essas diretrizes se torna mais do que uma obrigação, mas um pilar fundamental para garantir a qualidade e a segurança dos medicamentos e, consequentemente, sua permanência no mercado.
Neste artigo, vamos explorar 5 estratégias que podem ajudar a gerir melhor a qualidade da farmácia, assegurando não só a conformidade com as regulamentações, mas também promovendo uma cultura de melhoria contínua em todos os colaboradores.
1. Capacitação continuada
O primeiro passo para a conformidade em qualquer normativa ou obtenção de certificação e acreditação é conhecer e compreender profundamente a norma, bem como o que é exigido em cada requisito.
O fato é que é humanamente impossível ser um expert em todas as legislações, portarias e resoluções necessárias. Por isso, é tão importante investir em cursos especializados ou em consultorias com profissionais especializados em determinadas leis, acreditações e certificações, assim, a equipe se mantém atualizada sobre as melhores práticas e mudanças na legislação.
Contar com um consultor especialista ao seu lado irá economizar muito tempo e garantir o cumprimento dos requisitos de forma mais tranquila.
Se você precisa de ajuda para encontrar um consultor especialista, o acredite.se possui parceria com diversos profissionais. É só enviar uma mensagem que iremos auxiliá-lo a encontrar um consultor que atenda à sua necessidade.
2. Engajamento da equipe
Outro ponto importantíssimo para assegurar a implementação e cumprimento de normativas, como a RDC 67, por exemplo, é engajar toda a equipe no processo.
É muito comum na gestão da qualidade das farmácias vermos uma pessoa sobrecarregada com as demandas do setor e com dificuldade em fazer o restante da equipe entender a importância de fazer sua parte. Por isso, o ideal é que essa conscientização seja feita desde a criação do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), mas nunca é tarde para fazer ajustes e buscar engajar o time neste propósito.
Quando todos estão envolvidos e compreendem seu papel na manutenção da qualidade, os processos tornam-se mais eficazes e menos suscetíveis a falhas.
Encorajar uma cultura de qualidade compartilhada pode transformar a percepção de tarefas relacionadas à qualidade de onerosas para essenciais.
3. Invista tempo nos POPs e ITs
Na correria do dia a dia, sabemos que é difícil arranjar tempo para parar, pensar e formalizar um procedimento ou atividade que já é realizada de forma automática. Com isso, muitas vezes, os POPs (Procedimentos Operacionais Padrão) e as ITs (Instruções de Trabalho) acabam sendo negligenciadas e postergadas para datas futuras que nunca chegam.
Esses documentos que instruem como devem ser os procedimentos são o coração da Gestão da Qualidade e, mesmo que trabalhosos, precisam ser prioridade. São eles que irão garantir que os funcionários cumpram o que está especificado nas normas e assegurar que haja um padrão de qualidade, independentemente de quem executa determinada atividade.
E mais do que criar, é preciso treinar e acompanhar os colaboradores no cumprimento de cada POP e IT para garantir a total compreensão da atividade e que elas sejam executadas corretamente.
A tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo. Softwares modernos, como o acredite.se, já permitem adicionar vídeos e imagens aos procedimentos e instruções de trabalho, minimizando as chances de erros e economizando tempo em treinamentos.
4. Organização e controle de documentos
Além de criar os documentos, registros e evidências, mantê-los organizados é vital para a gestão da qualidade, principalmente quando os processos precisam ser auditados.
Não há situação mais embaraçosa do que procurar e não encontrar uma evidência solicitada pelo auditor e ainda correr o risco de levar uma não conformidade.
Por isso, a organização precisa ser impecável. Há várias formas de fazer isso, mas o recomendado é que seja feito por meio digital para evitar que os documentos sejam danificados ou acabem se perdendo.
Seja por meio da organização de pastas, uso de planilhas ou softwares especializados, como o acredite.se, o importante é ter tudo arquivado e saber como localizar qualquer documento ou evidência.
Veja também: Gestão de Documentos para Auditoria: Como tornar esse processo mais simples com o Acredite.se
5. Faça auditorias internas regularmente
As auditorias internas são ferramentas indispensáveis para verificar continuamente se sua farmácia está em conformidade com a legislação, acreditações e certificações, garantindo a eficácia do sistema de gestão da qualidade.
Estabelecer um cronograma de auditorias permite identificar e corrigir não conformidades antes que se tornem problemas maiores e antes de uma auditoria ou vistoria.
Leia também: Como simplificar a gestão de auditorias da Qualidade com o Acredite.se
Manter a farmácia em dia com as legislações requer um compromisso contínuo com a qualidade em todos os níveis da organização. A capacitação constante, o engajamento da equipe, a organização meticulosa, os procedimentos formalizados e as auditorias internas regulares são fundamentais para esse processo.
O acredite.se pode ser um grande aliado nessas etapas, tornando a gestão da qualidade da sua farmácia muito mais simples, fácil e descomplicada. Saiba mais acessando este link ou entre em contato com um de nossos consultores.
