Como bem sabemos, a tecnologia facilitou nossas vidas e nos trouxe inúmeras ferramentas digitais que geram mais praticidade e agilidade no dia a dia. Sem dúvidas, a transformação digital trouxe vários benefícios aos donos de diferentes empresas. Principalmente pela otimização das atividades cotidianas e a presença de documentos eletrônicos.
Entretanto, existem empresários que ainda desacreditam das vantagens que os avanços tecnológicos trouxeram. Atualmente, é possível apostar em um sistema de integração que centraliza informações de diversos setores da empresa. Assim, pode-se estabelecer um ambiente seguro de dados importantes com fácil acesso aos responsáveis por tratá-los.
Quer saber outras informações sobre este assunto? Então continue conosco e veja nos tópicos abaixo o que reunimos para você expandir seu conhecimento. Boa leitura!
A utilização de documentos no formato eletrônico
Tanto a transformação digital quanto a adoção da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) inspiraram muitas empresas a passarem por tais mudanças. Afinal, esses dois fatores ajudam a trazer mais segurança e qualidade na prestação de serviços.
No entanto, há quem fique na dúvida quanto a presença dos documentos eletrônicos e a validade jurídica. Segundo a Medida Provisória 2.200-2/2001, eles apresentam a mesma validade legal do que aqueles documentos assinados à mão e que posteriormente precisam de autenticação no cartório.
Neste caso, é interessante que a empresa que optar por essa facilidade invista em uma plataforma de gestão digital de contratos e na própria assinatura digital. Esse é um procedimento com alto nível de segurança baseada em criptografia.
As vantagens dos documentos eletrônicos para o negócio
Inegavelmente, a digitalização permitiu a diminuição da alta quantidade de documentos impressos em uma empresa. Além de ocupar espaço no ambiente corporativo, corriam o risco de serem extraviados e gerar prejuízos ao negócio. Deste modo, os documentos eletrônicos vieram para modificar de vez esse cenário.
Aliado a isso, eles permitiram uma redução de custos, uma vez que as impressões e autenticações em cartório eram caras. Atualmente, o arquivo digital pode ser armazenado na nuvem por meio de um software seguro.
Consequentemente, esse investimento permite um ganho de agilidade e uma maior organização de dados no departamento. Assim, é possível ter uma equipe mais produtiva e que toma decisões com base em dados reais. Além disso, é uma ótima forma de valorizar a sua rede de talentos.
As dicas para garantir segurança dos documentos eletrônicos
Primeiramente, é necessário alertar sobre a diferença entre documento digital e documento digitalizado. Em suma, parecem dois termos com o mesmo objetivo. Entretanto, apenas os documentos eletrônicos dispõem de validade jurídica. Ou seja, a segunda opção se trata de uma simples cópia.
Dito isso, garanta a segurança de tais documentos com ações preventivas, como a criação de uma senha forte para acesso aos dados. Uma indicação importante nesse sentido, é que ela seja formada por caracteres especiais, números, letras maiúsculas e minúsculas, além de outras orientações que a própria LGPD propõe.
Aliado a isso, não esqueça de investir em treinamentos com a sua equipe. Afinal, é essencial que eles utilizem as ferramentas corretamente e fiquem em alerta sobre tendências que ajudam o seu negócio a crescer e melhorar a gestão das atividades internas.
Conforme mostramos neste artigo, os documentos eletrônicos são essenciais para a evolução da sua empresa. Portanto, considere as dicas deste conteúdo e promova uma mudança significativa que preserve a qualidade na sua prestação de serviços.
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