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Para que sua organização consiga os resultados planejados é necessário, a princípio, que você entenda o que é POP (Procedimento Operacional Padrão). Este é um procedimento que contém a descrição detalhada de uma atividade específica em uma organização, para que os processos sigam um padrão e sejam otimizados.

O POP é extremamente importante para que as práticas de rotina sejam de alta eficiência e qualidade para potencializar os resultados no negócio.

Quer conhecer melhor o que é o POP e como ele pode ajudar sua empresa? Confira!

Entenda como funciona o POP (Procedimento Operacional Padrão)

O POP funciona como um norteador, um roteiro, um mecanismo de gestão a ser seguido rigorosamente pela organização. Ao definir o padrão que servirá como estratégia de ação, o POP deve ser apresentado às pessoas que vão realizar todas as etapas da tarefa.

No decorrer do procedimento, cabe aos elaboradores e aos gestores do setor intervirem sempre que houver a necessidade de alterar algumas ações, para que o POP eleve a qualidade do resultado geral da atuação.

Um POP bem confeccionado é capaz de superar qualquer imprevisto que aconteça durante as ocupações, pois ele também instiga nos executores um sentimento de engajamento e trabalho em equipe.

Veja como elaborá-lo

Para um POP ser realizado com toda a desenvoltura e eficácia, é indispensável que o documento seja elaborado em conformidade com os parâmetros necessários à atuação de cada empresa. Ele deve oferecer um passo a passo, de maneira que todas as atividades aconteçam sistematicamente e, assim, favorecer a produtividade no negócio. Veja como construí-lo:

• inicie o documento ao definir a tarefa que será executada;
• escolha um nome para o POP;
• defina as pessoas que vão elaborar o POP. Devem ser colaboradores ou parceiros que conheçam as peculiaridades da atividade;
• identifique o formato que o POP será apresentado, se em forma de fluxograma, tópicos etc.
• defina se há público-alvo a ser atingido e quem é ele;
• especifique as etapas que vão acontecer no procedimento, o local e o tempo necessário para a execução;
• execute avaliações no decorrer do processo para averiguar se o procedimento está obtendo bons resultados.

Compreenda quais seus objetivos

O POP tem como objetivo orientar a empresa a manter o foco no planejamento e assegurar que o processo das atividades esteja em perfeito funcionamento para alcançar metas com o mínimo de erros e evitar desvios durante a realização das atividades. Ao seguir um padrão definido, a empresa otimiza suas atuações e as respostas são coletadas com assertividade para um desenvolvimento célere dos negócios.

Ele oferece diversas vantagens para os colaboradores, os quais podem atuar com mais segurança; à empresa, porque agiliza e assegura a realização das atividades com eficiência; e aos clientes, pois recebem um serviço de mais qualidade.

Benefícios que o POP pode proporcionar

Como o POP é uma ferramenta para padronizar processos, é possível garantir maior qualidade e eficiência nas atividades. Desse modo, nivela o padrão de execução das tarefas e proporciona benefícios valiosos para a empresa. Veja quais são eles!

Melhoria na qualidade dos processos

Cada empresa tem sua própria estrutura. Assim, o POP pode conter dados que variam de acordo com as características do negócio. Assim, essa ferramenta garante uma variação mínima nos processos executados pelas equipes durante a rotina.

Isso ocorre, pois o POP determina um padrão de execução das tarefas, mesmo quando ocorrem mudanças de pessoal na equipe. Com isso, essa estratégia é uma excelente forma de assegurar a qualidade nos processos. Tudo isso sem exigir novos investimentos em treinamentos e preparação.

Redução da taxa de erros

Com a padronização dos processos, as chances de erros diminuem consideravelmente. Isso porque a rotina de trabalho é otimizada por meio de documentos detalhados que contêm as atividades diárias a serem executadas — podendo existir check lists que evitam esquecimentos ou outros tipos de falha.

Assim, a empresa evita prejuízos diversos com o cometimento desses erros previsíveis. Seja pela perda de horas de expediente da equipe, seja prejuízos financeiros com pagamento de multas ou juros.

Otimização da produtividade

Por fim, temos a melhoria ou otimização da produtividade na empresa. Até mesmo as empresas menores podem contar com diferentes departamentos realizando atividades simultaneamente. Por esse motivo, todos devem cumprir os procedimentos para que os objetivos empresariais sejam alcançados.

Porém, a falta de organização e orientação corretas pode comprometer o nível técnico das tarefas. Logo, a produtividade dos colaboradores acaba sendo reduzida, gerando impactos negativos na gestão. Quando ocorre a padronização de processos por meio do POP, esse cenário é desconfigurado e ocorre a otimização da produtividade dos departamentos.

Ou seja, cada profissional desempenha seu papel com confiança e eficiência, superando as dificuldades e deixando os setores propícios para gerar melhores resultados.

Exemplos práticos da implementação do POP

Agora, mostraremos alguns exemplos práticos da implementação do POP. Por exemplo, no setor industrial, sabemos que a manutenção de equipamentos é fundamental para garantir a produtividade de uma empresa, bem como a segurança dos colaboradores.

Com um exemplo de POP nessas organizações é possível focar nessa atividade. Assim, a equipe deve definir as tarefas relacionadas à manutenção de equipamentos, elaborando etapas como:

• levantamento de todo maquinário em uso na empresa;
• criar um plano de manutenção;
• realizar um checklist com os elementos a serem avaliados em cada equipamento.

O próximo passo seria definir a regularidade de execução desses procedimentos, bem como os resultados esperados. Outro exemplo de POP que pode ser implementado em qualquer tipo de empresa tem relação com a segurança do trabalho. Portanto, pode ser atribuído um procedimento relacionado ao uso de EPIs. Nesse caso, o documento deve ser elaborado seguindo os seguintes pontos:

• orientar o colaborador sobre como utilizar o EPI;
• definir os itens necessário para cada função na empresa;
• criar um calendário para a manutenção dos equipamentos etc.

Com isso, a empresa identifica se existem eventuais problemas se repetindo. Assim, os gestores trabalharão em ações corretivas, podendo ser treinamentos sobre o uso de EPI, por exemplo.

Este artigo nos apresentou o que é o POP (Procedimento Operacional Padrão). Portanto, é essencial buscar soluções para realizá-lo bem. O Acredite.se tem consultores diferenciados que acompanham as documentações, os processos e requisitos da sua empresa 100% online. Eles realizam atendimento via ferramenta revolucionária para prestar consultoria de alta qualidade e solucionar às demandas dos seus clientes.

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