Gerir uma auditoria de Qualidade é uma tarefa complexa, envolvendo diversos aspectos cruciais para o sucesso do processo.
As empresas que desejam obter acreditações, certificações ou, em alguns casos, apenas ficar em conformidade com normas e legislações, precisam ter um Sistema de Gestão da Qualidade eficiente e comprovar isso por meio das auditorias da Qualidade que podem ser internas ou externas.
Esse processo pode ser muito estressante e desgastante para os gestores, principalmente se não houver uma boa organização interna de documentos e processos. Além disso, é necessário um preparo antes e uma boa gestão durante e depois da auditoria, e gerenciar tudo isso pode deixar muito gestor da Qualidade de cabelo em pé.
Mas calma, é possível simplificar a gestão das auditorias. Neste artigo, vamos explorar um passo a passo detalhado de como tornar essa gestão mais simples, fácil e descomplicada.
Antes da Auditoria: Organização é Fundamental
Antes do início da auditoria, é essencial garantir uma organização impecável dos documentos e evidências necessárias para os requisitos da norma auditada.
Aqui, a gestão de documentos digital desempenha um papel crucial, permitindo o fácil acesso, controle e atualização de todos os registros, facilitando assim a preparação para a auditoria.
Vale ressaltar que algumas certificações e acreditações exigem como requisito alguns itens que são quase impossíveis de serem feitos manualmente, controle de alterações e versões, rastreabilidade e controle de acesso. Por isso, softwares como o Acredite.se têm se tornado cada vez mais indispensáveis na rotina de gestão da Qualidade.
Além de uma boa gestão documental, antes da auditoria é importante realizar uma revisão abrangente dos processos internos, identificando áreas de melhoria, o que pode ser feito por meio de uma auditoria interna.
Por fim, é fundamental garantir que todos os colaboradores estejam devidamente treinados e cientes dos procedimentos.
Casa arrumada, é hora de receber os auditores e fornecer tudo o que for solicitado. Aqui, mais uma vez, ter toda a documentação digitalizada será uma mão na roda e economizará muito tempo.
Leia também: Gestão de Documentos para Auditoria: como tornar esse processo mais simples com o Acredite.se
Durante a Auditoria: Utilizando a Tecnologia a Seu Favor
Durante o processo de auditoria, uma das principais dificuldades é centralizar e organizar todos os apontamentos do auditor, além de acompanhar se as não conformidades ou oportunidades identificadas estão sendo devidamente tratadas pelos colaboradores responsáveis.
Dependendo da norma, certificação ou acreditação são milhares de requisitos que serão analisados e, muitas vezes, dezenas de observações dos auditores.
É neste ponto que a tecnologia se destaca novamente como uma aliada poderosa.
Com soluções como o Acredite.se, é possível acompanhar o status de todas as auditorias internas e externas em andamento e visualizar rapidamente todos os comentários dos auditores, que ficam registrados e organizados por requisito.
Além disso, as não conformidades podem ser facilmente convertidas em tarefas, com atribuição de responsáveis, definição de prazos, permitindo o acompanhamento detalhado de todo o processo.
Sem contar que o Acredite.se oferece a possibilidade de adicionar evidências diretamente aos requisitos em diversos formatos, como texto, imagem ou vídeo, garantindo uma documentação completa e transparente do processo.
Outro benefício importante é a viabilidade de realizar auditorias remotas e híbridas, proporcionando flexibilidade e praticidade, especialmente em situações que demandam distanciamento físico.
Desta forma, o andamento da auditoria se torna muito mais fluido e tranquilo.
Veja também: Desmistificando a auditoria de qualidade: como transformar desafios em oportunidades estratégicas
Após a Auditoria: Foco na Melhoria Contínua
Após a conclusão da auditoria, é hora de respirar e comemorar o sucesso deste processo árduo. Mas, não se engane, o trabalho do responsável pela Qualidade está longe de acabar.
É essencial gerar o relatório de auditoria que deve conter os detalhes do que foi identificado e realizado durante a auditoria. Pelo Acredite.se, esse relatório é gerado automaticamente, em poucos cliques, economizando horas de tempo e trabalho do gestor.
Para além do relatório, o trabalho do gestor da Qualidade é ininterrupto. É fundamental acompanhar o cumprimento dos requisitos, as reincidências e atuar proativamente na resolução de problemas, sempre em busca da melhoria contínua.
Afinal, a verdadeira e eficaz gestão da Qualidade deve ser um processo contínuo e integrado ao cotidiano da organização, e não apenas uma atividade pontual para cumprir uma obrigação.
É necessário cultivar uma cultura da qualidade, onde o compromisso com a excelência seja uma constante, independentemente do momento da auditoria.
Sabemos que essa ainda não é a realidade de muitas empresas, mas acredite: com empenho e ferramentas certas, como o Acredite.se, isso é totalmente possível. Se você deseja encurtar essa jornada e garantir o sucesso e a sustentabilidade do seu negócio a longo prazo, conte com a gente como seu parceiro estratégico.
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